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社内報担当デビューをしたあなたのための、スケジュール制作術

社内報担当デビューをしたあなたのための、スケジュール制作術

定期的なサイクルで発行される社内報。ほかの業務との兼務で編集作業が追い付かない、社内の取材相手のスケジュール調整が難航している等の事情から、多くの企業で社内報の制作は遅れがちのようです。社内報ご担当者を悩ませる進行管理をスムーズにするためには、どうすればよいのでしょうか?

スケジュール表を作ろう!

 定期刊行物には決まった発行日があり、商業誌では、どんな事情があろうとも、それは厳守しなければなりません。では、社内報なら多少遅れても問題ナシか? というと、そんなことはありません。

 社内的事情で数日遅れてしまうことはあるとしても、社内報の担当者の責務として、できる限り期日は守りたいものです。

 そのために絶対必要となるのが、制作スケジュールです。この先どれだけICTが進んで形が変わっても、社内報の編集にスケジュール表が必要だということは不変です。社内報担当者があなた一人だとしても、スケジュール表は頭の中に描くだけはなく、きちんとカタチにしてください。

 なぜなら見える化することで現実感が生まれ、進捗確認がしやすくなるからです。

 担当者が複数いる場合は、作ったスケジュール表をグループウエアなどで共有し、定期的に進捗を確認しましょう。

スケジュールを共有し進捗を確認し合う
スケジュールを共有し進捗を確認し合う

スケジュール表を作る前に、編集の流れを再確認

 「春の異動で社内報担当になったばかり」という方のために、社内報が完成するまでの工程をお伝えしましょう。企業により取り組み方はさまざまなので、ここでは基本的な動きをお伝えします。

社内報制作の基本的流れ
社内報制作の基本的流れ(クリックで拡大)

 社内校了・データ入稿のあとは、制作会社(デザイナーに制作を発注している場合はデザイナー)や印刷会社の作業となりますが、納品日までは気を抜かず、納品後も印刷に間違いがないか、品質を確認しましょう。

スケジュール表に記入すること

 社内報の制作工程が理解できたところで、いよいよスケジュール表を具体的に作っていきます。最初に記入するのは、一般的には、社内校了日あるいは印刷所へのデータ入稿日です。そのあとは

① その号に編集に必要な工程を考えて
② 各工程で必要な日数を把握し
③ 社内校了日・印刷所へのデータ入稿日からさかのぼりながら②を記入して
④ 編集作業開始時期を割り出す

 以上のような流れでスケジュール表を作っていきます。

 前述したように、データの入稿後は制作会社(デザイナーに制作を発注している場合はデザイナー)や印刷会社に作業が移りますが、色校正が出る日やその確認の戻し日納品日もスケジュール表に記入しておきましょう。

スケジュールから外れないための心得

 さて、どんなに綿密なスケジュールを組んだとしても、その通りには進まないのが世の習い。編集の仕事は自分一人で行うものではなく、例えば編集委員や上司、ライター、デザイナーとのやりとりの結果、予定通りに進行しないことも起こりがちです。取材日時の急な変更や、原稿確認で大幅な修正を求められることもあるでしょう。

 そのような事態に陥らないための事前の策は、「企画の段階で内容をきっちりと詰めること」

  • 企画の目的を明確にし、それを伝えるために必要なコンテンツを考える。
  • 企画の趣旨に最適な取材相手や依頼先を選定し、内容をよく説明しておく。
  • ラフを描いて原稿の文字数や写真・図表の点数を決め、ライターやデザイナーと打ち合わせる

 上記3点を企画段階から深く考え、上司や取材相手、寄稿依頼相手にきちんと説明し、納得が得られれば、大修正が発生する可能性は低くなります。

編集作業のスタートは社内校了日の2カ月前

 ところで、前述した②の各工程で必要な日数はどれくらいでしょう? これも企業の事情により一概には言えませんが、目安となる日数をお伝えします。

編集の各工程で必要な日数 ※目安

  • 企画立案~編集会議・企画決定
    →2週間程度
  • 寄稿・取材先の選定と打診
    →依頼状を送る3日程度前に
  • 寄稿
    →依頼から回収まで10日前後
    ※依頼先の繁忙期に重ならないよう配慮する
  • 取材日時
    →取材依頼から1週間程度先に設定
    ※依頼先の繁忙期に重ならないよう配慮する
  • 取材原稿
    →取材日から生原稿回収まで1週間後程度
  • 部署内チェック
    →寄稿原稿や取材原稿を社内報担当部署内で確認。2日ほど。
  • デザイン
    →各企画につき3~5日程度(例/全12ページ、特集、定番企画を合わせて6企画程度の場合、2週間強。※原稿支給はできたものから順次進める
  • 関係部署への原稿確認
    →提出から回収まで3~5日程度
    ※必要に応じて何度か繰り返す

 このように考えると、発行号のスタート地点となる「企画立案」は、発行日の約2カ月前というのがひとつの目安になりそうです。
※あくまで目安です。企業により事情が異なるので、自社で必要な日数を設定してください。

実例! 社内報担当者の進行管理術

 ここまでスケジュール作成の基本をお伝えしてきましたが、実際の社内報ご担当者はどのようなスケジューリングをして、スムーズな進行につなげているのでしょうか。ベテラン社内報ご担当者に、スケジュール作成や進行のコツを伺いました。

◆例えばトップインタビュー。多忙な社長のアポ取りは後ろにずれて行きがちなので、時間節約のために、なるべく二度手間が起こらないようにしています。

具体的には、その企画の趣旨や狙い、必要な情報などをきちんと伝え、インタビュー後の運びがスムーズになるよう心がけています。[月刊/出版関連]

◆社内報担当歴15年ですが、いまだにスケジュール通りに進むことはほとんどありません(笑)。それがわかっているので、寄稿を依頼するときには、本当の締め切りより数日早く、締め切り日を伝えています。[月刊/製造業]

◆スケジュール通りに進行するためのキモは、なんといっても企画段階です。

このタイミング、その企画が成立するかどうかをキーマンにヒアリングしながら詰めていくことが、スケジュール厳守の確率を上げることにつながります。[季刊/事務用品メーカー]


 編集の仕事を1年やれば、概要はつかめます。2年やれば、スムーズな段取りを実現するための、自分なりの手法を確立できます。3年やれば、本当にやりたいことを実現するために周囲が協力してくれるようになります。

 社内報制作にゴールはないけれど、工夫次第で編集スキルは上がり、社内の人間関係は豊かになり、そして何より、自社のインターナルコミュニケーション強化に貢献することができます。

 そう考えると、社内報の制作って素晴らしい仕事だと思いませんか。

 まめマメ知識  長期休暇には要注意

「お盆進行」「年末進行」という言葉を聞いたことがあるかもしれませんが、長期休暇の時期は印刷所が印刷機の稼働を止めていたり、デザイナーや制作会社が休みだったりすることがあります。制作号の進行がこの時期にかかる場合は、関係各社の休業予定を確認したうえでスケジュールを立てるようにしましょう。

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