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7つのコツで働き方改革! 社内報制作の段取り名人に!

7つのコツで働き方改革! 社内報制作の段取り名人に!

複数の号にまたがる複数の企画があれこれ同時に動くのが、社内報制作の現場の常。そんな中で担当者が抜け漏れなく社内報作りを全うするには、「段取り術」は必須のスキル。そこで今回は、社内報制作の「段取り」のコツ7つをご紹介しましょう。もし何か気づきがあれば、今日からでも取り入れてみてください。段取りの進化で働き方改革ができれば、夏休みも憂いなく取得できますよ!

1:「探さない」環境が整っていますか?

段取りのコツ1:「探さない」環境が整っていますか? 段取り術を究める上での大前提。それは「探す」というムダのカット。

 社内報制作の過程で何度も見返すものがありますね。バックナンバー、台割兼進行表、スケジュールなど。そして頻繁に使う道具もあります。赤ペン、用語・表記ルールICレコーダー、カメラ…。

 「あの原稿、どこ?」「どのゲラが最新だっけ?」「そのメールいつもらった?」「◯◯さんの電話番号は?(名刺、名刺…!)」いつも探している人はいませんか?

 繰り返し見返すもの、後で必ず確認するもの、よく使う道具は、常に「定位置」で臨戦態勢にしておきましょう。書類はファイリングし、インデックスを付けて分類。バックナンバーはバインダーでひとまとめに。PC内も、フォルダやファイルの命名ルールを論理的に体系立てて分類しておけば、ルールに基づくフォルダ伝いで、必ず目当てのファイルに最短でたどり着けるようになります。

 探し続ける日々とおさらばすることが、段取り名人への第一歩です。

2:「フォーマット」は準備してありますか?

段取りのコツ2:「フォーマット」は準備してありますか? 取材や寄稿をお願いするとき、依頼状をゼロから作っていませんか? 連載原稿を作成するとき、毎回「この原稿、何文字だっけ…」などと、バックナンバーの文字数をチクチク数えていませんか?

 社内報は、発行し「続ける」もの。定番企画や、毎年掲載必須の恒例イベントも多いと思います。

 …となったら、基本となるフォーマットをあらかじめ取り揃えて、いつでも取り出せるようにしておくのが、段取りのプロ。フォーマットさえあれば、その号・その都度の作業は、フォーマットのアレンジだけで済みますね。

3:全貌を「見える化」してありますか?

段取りのコツ3:全貌を「見える化」してありますか? 一部届いていない原稿があったのに気づかず進めてしまい、デザイン入稿で発覚して顔面蒼白!とか、実は記事本数や依頼文字数に誤算があったのに、誌面に入れ込んで初めて気づいてページのやり繰りに一苦労!とか、「工程の後半で大慌て」の経験をお持ちの方はいませんか?

 身に覚えのあるあなたは、台割や進行表を作って効率的に駆使するようにして、「全体像がひと目で分かるインフラ」として整備しましょう。段取りよく進行する上で、強力な武器となってくれるはずです。

 台割や進行表は、何か動きがあるたび日々最新化することも含めて「全体像がひと目で分かるインフラ」である点も、肝に銘じましょう。古い誤った情報のままでは、段取りの武器どころか「誤解生産装置」になりかねません。

4:スケジュールを「体」で覚えていますか?

段取りのコツ4:スケジュールを「体」で覚えていますか? 自社社内報の発行サイクルや制作の流れがおおむね決まっているのであれば、進行の目安を感覚的につかむ癖をつけましょう。

 「入稿直前→部数確定しないと!」「初校戻し→そろそろ次号の企画会議!」という具合に、流れが体に染み込むと段取りはグッとスムーズになり、気づけば時計ともなかよしになれているはず。

 この感覚は、社内報制作に携わっていれば自然と身につくというものではありません。中には、1号である程度覚えてしまうすごい人もいますが、やはり普通は、スケジュール線表を基に自らきちんと意識することを繰り返し、頑張って徐々に体に染み込ませます。

 「まだ染み込んでいないな」という方は、今号の進行から意識し始めてみましょう。反射神経が研ぎ澄まされて、先の展望がクリアになっていく快感を覚えてしまえば、もうこっちのもの!

5:「半歩先回り」で動けますか?

段取りのコツ5:「半歩先回り」で動けますか? 体にスケジュール感覚が染み込んできたら、次にお勧めしたい段取り術は「半歩先回り」行動。例えば締め切りの数日前にリマインドメールを送るだけでも、記事集めがスムーズになります。

 「締め切り日に到着しなかったときに初めて、催促する理由が発生するのでは? まだ破られてもいない締め切り前に、催促がましい連絡なんて、失礼では…?」と心配する向きもあるかもしれません。

 でも、相手は本来業務でご多忙なのですから、数日前のリマインドメールはむしろ親切。「そろそろですね。原稿楽しみにしています!」など、プレッシャーにならないアプローチを工夫することも、編集者に求められる「技」と心得ましょう。

6:「想定外」を想定できますか?

段取りのコツ6:「想定外」を想定できますか? 「締め切り日なのに、重要な原稿が来ない…」「部長の鶴の一声で、入稿後なのに記事を差し替え!」――社内報編集に携わっていれば、想定外のトラブルも経験しますよね。

 でもそれは、本当に「想定外」だったでしょうか。

 もしも、以前も締め切りに遅れたことがある多忙な人だったら。また、その人の所属部署が締め切り前後に多忙そうな気配を察したら。はじめから遅れも見越した締め切り設定が、有効だったかもしれません。

 「部長の鶴の一声…」というのも、あらかじめ企画の大枠や目的をお知らせして理解を得ておくなどの「したたかな根回し」があったら、回避できたかもしれません。

 これらは、後から振り返るとただの結果論のようにも思えますが、たとえ結果論でも、意識的に貯めていけば立派なケーススタディ。次の「想定外」のために、経験を知恵として蓄えて備えましょう。

7:「へそくり」を貯めていますか?

段取りのコツ7:「へそくり」を貯めていますか? 社内報編集の仕事は、忙しさにある程度の「波」があります。余裕のある時期、段取り上手な社内報担当はこっそり「貯金」をしています。

 例えば次号以降の企画案や、見本誌送付に添えるお礼状など、あらかじめ準備しておけることというのは、その気で探せば結構見つかります。

 想像してみてください。もし、既に次号が始まっててんてこ舞いの中、上長から「この企画案は今一つだから、代替の企画案を5本ぐらい出して」と言われたら、途方に暮れますよね。

 でも、次号の本格稼働前、余裕のある時期にあらかじめ「あの人が登場する企画とか?」「こんな考え方もアリかも?」などなど、フレッシュな頭でたくさん考えてあれば、突然のダメ出しにも余裕で対処できます。あなたの考え尽くす姿勢に、上長も感心することでしょう!


 いかがでしたでしょうか。これらのコツは、考えうるほんの一部。ご自身で思い至る段取り術が、もっとあるはずです。7つのコツを参考にしながら、あなたの仕事に合った方法を取り入れてみてください。余裕のある仕事から、働き方改革が始まります。めざせ、段取り名人!

他にもこんな工夫が!(社内報担当の皆さんの声より)

朝の通勤時間中に、今日1日やることをイメージしながら出社。通勤時間の有効活用で、会社に着いた途端に仕事に取り掛かれます!

社内報編集は兼務なので、業務ごとのスケジュールがありますが、自分なりに1つにまとめたスケジュールリストも作成。並行する業務を一望できるので、優先順位も確認しながら、もれなく進められます。

毎日、「あした想定外のことが起きるかも!」というつもりで、その日できることはその日のうちに処理するようにしています。…明日想定外のことが起きなければ、早帰りすればいいのです(笑)!

企画ごとの人の動きやタスク、スケジュールをまとめた、カレンダー状の詳細な進行表を作成しチーム内で共有、リアルタイム更新して最新化しています。

締め切り2日前には依頼先の協力者にリマンドの声がけができるよう、グループウェアのスケジューラから通知が来るよう設定しています。
GoogleカレンダーなどのカレンダーASPやスマホアプリの活用もお勧めです。

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