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依頼する側・される側、ともにうれしくなる社内報の寄稿依頼方法

社内報の制作をする中で、社内の方に寄稿を依頼することはよくあると思います。多忙なところをなんとかお願いして、やっと原稿が上がってきた! 期待に胸を躍らせて目を通したら……、「思った原稿とちょっと違う」、なんて結果になったことはありませんか。

手直しするにしても、どこまで修正していいのか加減がわからないし、そもそも手を入れるという予想外の工程が発生。「こんなことなら頼まない方がよかったかも」と後悔が頭をよぎる人もいるでしょう。

でも、ちょっと待って。もしかしたら、依頼の仕方に問題があったのかもしれません。こんなことにならないように、寄稿の上手な依頼方法、いただいた原稿の取り扱いについて考えてみましょう。

依頼状の内容は、相手の立場で考えれば見えてくる

 寄稿を依頼する際には、事前の準備が重要。これを怠ると、先述したような後悔をすることになりかねません。「何を目的とした」「どんな企画で」「どのような内容の原稿が欲しいのか」を自分の中で整理して、それが相手に伝わるような依頼状を作りましょう。

重要なポイント

  • できれば、依頼状作成に先立って、テーマについて寄稿者にヒアリングを実施。ヒアリングを通じて、今回の原稿に企画趣旨上盛り込んでほしいポイントをあらかじめつかんでおき、そのポイントを依頼状であらためて明確に本人に伝えられるようにする。

  • 依頼状には、以下を明記する。
    •掲載媒体号数発行(配信)予定日
    •企画の概要
    …企画名、企画内容など
    •依頼原稿の内容
    …可能であれば、どのような流れで書いてほしいかまで決めて依頼
    •文字数
    •締め切り日
    •その他注意事項
    …編集部で原稿に手を加える可能性があること、掲載用に執筆者近影も提供いただきたいことなど、前もって伝えておくことがあれば記載する

  • 可能ならば、メールや社内チャットだけではなく、電話やオンラインミーティングで補足説明する。

 どんな情報を伝えれば、スムーズに進行するのか? その答えは、自分が頼まれる側だったらと想像してみるとわかります。自分が書くなら「どんな企画か知らないままでは、何を書けばいいのかわからないな」「これについて情報があると、書きやすいな」と思う事柄を、依頼状に盛り込むようにしましょう。「頼まれる側の立場になって、何をすればいいのかを具体的に考える」というのは、とても重要です。

 ここまでのポイントを踏まえた依頼状のサンプルWordファイルを「お役立ち資料」に準備しました。ぜひダウンロードしてご覧ください!

寄稿文の手直しはどうする?

 さあ、待っていた原稿が届きました。しかし、読みにくかったり、イメージしていた内容から少しズレていたりしました。どうしたらいいのでしょう。

 ここで生きてくるのが、依頼状に書き添えた「編集部で原稿に手を加える可能性がある」という注意書きです。事前に伝えておけば、多少修正するのは問題ありませんから、媒体全体に沿った表記統一をし、言い回し・表現をわかりやすく整えて、読みやすい文章に仕上げてください。

 寄稿者にあらかじめお伝えすることで確認不要となる内容を、下記にまとめてみました

寄稿者に確認を要さない修正
(事前に修正することを伝えてある前提)
  • 専門用語が多用されている
    →簡単な言葉に置き換えてわかりやすく

  • 一文が長すぎる
    →いくつかの短い文に分けて読みやすく

  • 言い回しが硬すぎる
    →軟らかく表現を変える

  • 「です・ます」と「だ・である」が混在
    →ふさわしい方、または多い方に統一
    ※文章中に敢えて混在させている場合は、この限りではありません

など

 もし、この範疇を超えて「内容を改変したい」「もっと膨らませたい」と考えた場合は、寄稿者に連絡して、趣旨を説明した上で、承諾をいただきましょう。

 その際、寄稿者にあらためてヒアリングをしてから書き直すと、双方で意図の理解が進み、加筆・修正・確認がスムーズに進みます。書き直した原稿は、最終的には必ず寄稿者に確認してもらいます

寄稿者に確認が必要な修正
(事前に修正することを伝えてあっても必要)
  • 内容をガラッと変える
  • 文章を大幅に追加または削除する

など

経営層の原稿は、別ルールあり

 ここまでの話に当てはまらないケースもあります。それは、役職者や経営層に寄稿をお願いする場合です。一般的には、役職者や経営層の寄稿原稿には、誤字脱字といった誤り以外は手を加えないのが基本です。

 とはいえ、社員に経営層の想いが伝わらなければ、せっかく多忙を押してご寄稿いただいた意味がなくなってしまう上に、社員の気持ちは離れるばかり……。そんな不本意な事態を避けるために、社内報担当の皆さんは普段から経営層とコミュニケーションを密にして、関係性の向上に努めることが大切です。

 経営層と広報・社内報担当者との間に信頼関係があれば、「経営側の想いをもっと読者に伝えるために、少し手直しをさせていただいてもよろしいでしょうか」といった相談も、しやすくなるのではないでしょうか。


 寄稿の依頼方法や修正のやりとり次第で、企画全体のクオリティが一気に上がることもあります。これまで、期待はずれの原稿に困った経験がある方は、寄稿の依頼方法を今一度再考してみましょう。

 依頼の仕方を工夫することで素晴らしい寄稿文が届くようになれば、依頼する側は手直しの手間がなくなり作業効率がアップ、依頼された側は自分の文章がそのまま掲載される喜びを感じられ、一石二鳥ですよね!

 

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