社内報を運営する方なら一度は「寄稿依頼」に悩んだ事がありませんか？
・忙しい業務の合間に原稿執筆をお願いするのは忍びない……
・書いてもらったのはいいけど、思っていた方向性からずれている……
・正直、断られるのがつらい……
などなど、社員からの投稿は読者の心をつかむ人気企画。でも、広報担当者にとって「寄稿依頼」はちょっとハードルが高いもの。この記事では、寄稿を快く引き受けてもらうための依頼のコツと、原稿の扱い方・フォローの工夫まで、実践的なノウハウをお届けします。
寄稿を通して「寄稿してよかった」「社内報っていいな」と、ファンを増やすきっかけになるかもしれません！
目指せ！お声がけ上手！
①「依頼」の前に……その「人選」は正しいですか？
寄稿を依頼する一歩手前の段階、「人選」はとても重要です。
執筆者として「選ばれた根拠」（「営業成績がトップ」「秀でた技能で高評価」「社長表彰を受けた」「勤続○○年」など）が記事で明らかになっていれば、読者はその人が社内報に登場していることに納得し、言葉に重みを感じながら記事を読み進めることができるでしょう。
もうひとつ、社内報だからこそ心がけたいのは「幅広い社員に登場してもらう」こと。地域、部署、職種、年齢、性別など、あらゆる面で重複を避けるよう配慮しましょう。
また、どんなに充実した企画でも「この内容でなぜ私…？」と不思議がられてしまう可能性があります。引き受けてもらえたとしても、ねらい通りの内容を引き出せず、目的から逸脱した企画になりかねません。そうならないためにも、「なぜこの企画にこの人なのか」、内容と依頼相手を十分に検討しましょう。これができれば依頼内容が具体的になり、説得力を増します。
②相手に伝わる依頼状を作ろう！
「何を目的とした」「どんな企画で」「どのような内容の原稿が欲しいのか」を自分の中で整理して、それが相手に伝わるような依頼状を作りましょう。
「この企画では読者に［…企画の狙い…］を伝えたくて、［…人選の理由…］でいらっしゃる○○さんに、［…この企画のテーマ、相手から引き出したい内容…］について語って（ご寄稿）いただきたい」
どんな情報を伝えれば、スムーズに進行するのか？その答えは、自分が頼まれる側だったらと想像してみるとわかります。自分が書くなら「どんな企画か知らないままでは、何を書けばいいのかわからないな」「これについて情報があると、書きやすいな」と思う事柄を、依頼状に盛り込むようにしましょう。「頼まれる側の立場になって、何をすればいいのかを具体的に考える」というのは、とても重要です。また、原稿については、編集部で文体や表現に一部手を加える可能性がある旨を依頼状に盛り込んでおきましょう。最終原稿はご本人に確認してもらう事も忘れずに！
そして、何よりも大事なのが「熱意」です。
最初からメールで一方的に依頼するのではなく、少なくとも電話で、可能なら実際に赴いて、肉声で依頼することをおすすめします。企画の意図、そして「なぜあなたに原稿を書いてほしいのか」を、自分の言葉で丁寧に伝えましょう。
依頼状のサンプル配布中！
ここまでのポイントを踏まえた依頼状のサンプルWordファイルを「お役立ち資料」からダウンロードできます。「［社内報寄稿］良い原稿にする依頼状sample_2024」をぜひダウンロードしてご覧ください！
「書けない……」と固辞する人へのアプローチは？
「箇条書きでも結構です。文章化する作業はこちらでします」とハードルを下げてみましょう。「これくらいなら時間もかからずにできそうだ」と感じてもらうことがポイントです。
奥の手として、その人に語ってもらって社内報担当者が書く「語りおろし」の手法もあります。「どうしてもあなたを紹介したいのです！」という熱意が伝われば、断られることは少ないはず。
顔写真の掲載を恥ずかしがる人には「顔を知ってもらうと、他部署の方と連携しやすくなります」「仕事がよりスムーズに進みます」など、掲載のメリットを伝えると良いでしょう。それでも渋られたら、「似顔絵ではどうでしょうか？」など、譲歩してもらえるギリギリのラインを探ってみましょう。「落としどころ」を探るのも、社内報ご担当者の腕の見せ所です。
③お願いしっぱなしにしない！
信頼関係に繋がるフォローを
原稿を依頼する際に、提出期限や公開までの流れについて共有すると親切です。加えて、提出期限が近づいたら「もうすぐ締め切りですが、大丈夫でしょうか。お困り事や相談ごとがあればお聞かせください」など、細やかなフォローを忘れずに。締め切りが過ぎても届かない場合は催促をすることになりますが、「粘り強さ」と「ユーモア」をもってお願いするのがポイントです。
無事に原稿を提出いただけたとしても、もちろんそれでゴール！というわけにはいきません。字数を調整したり、意味が通りにくい箇所を補完したりと、原稿のリライト作業が必要になることもあります。リライトの際は、せっかく寄稿してくださった方の心情を損なわないよう、ぜひ配慮を忘れないでくださいね。
原稿を提出していただいてからのポイントは来週公開予定です！
ぜひ一緒にチェックしてみてくださいね！
［編集部PickUp］
・社内報づくりにおける強力なサポート体制のつくり方
・広報部と編集委員制度が紡いできた社内報の歴史（住友商事株式会社）
