社内報制作では、社員の方々へ寄稿をお願いすることも多いですよね。そんなとき、あなたはどんな風に依頼をしていますか？ 「忙しい人にどうやって頼もう？」「企画意図に合った内容で原稿を書いてもらえるかな？」「期限内に原稿を仕上げてくれるかな？（どうやって催促しよう）」など、悩んでいらっしゃる社内報ご担当者の方も多いのでは？
そこで今回は、上手な原稿依頼方法をご紹介します。ちょっとしたポイントを押さえれば、寄稿者に気持ち良く協力してもらえて、仕上がりのクオリティーもグンとレベルアップしますよ！
まずは人選。部署や地域、年齢層に「偏りはないか？」
社内報の企画を立てたら、次にするのは、「このコーナーは誰が書くか」を決めること。プロのライターが取材して書くケースもあれば、社員に寄稿を依頼するケースもあるでしょう。
社員に寄稿を依頼する場合、まず「その企画にふさわしい人」を慎重に選ぶことが大切。
執筆者として「選ばれた根拠」（「営業成績がトップ」「秀でた技能で高評価」「社長表彰を受けた」「勤続○○年」など）が記事で明らかになっていれば、読者はその人が社内報に登場していることに納得し、言葉に重みを感じながら記事を読み進めることができるでしょう。
もうひとつ、社内報だからこそ心がけたいのは「幅広い社員に登場してもらう」こと。地域、部署、職種、年齢、性別など、あらゆる面で重複を避けるよう配慮しましょう。
社内報なら、企画の工夫次第で、ふだん目立つ機会の少ない部署や社員を誌面に登場させることも可能です。もしも「声を掛けやすいから」という理由で、あなたの身近な部門の方々ばかり登場させているとしたら、もったいないことです。
インナーコミュニケーションの活性化は、社内報の大切な使命。「この人、メールはそっけないけど、記事を読んだら面白い人だった！」といった発見をしてもらえて、それがきっかけでリアルのコミュニケーションが少しでも円滑になったら、素晴らしいことだと思いませんか。
そのためにも、まずは社内報ご担当者自身が日ごろから周囲とコミュニケーションを深め、「社内人脈地図」をコツコツ作成しておくことをお勧めします。編集委員制度や通信員制度がある会社なら、各地・各部署の協力者の方々にこまめに連絡し、交流を深めておくと、情報が得やすくなります。
余談ですが、寄稿の手法を使ったインナーコミュニケーション活性化策として、「今回の執筆者が、次回の執筆者を指名する」というリレー形式で寄稿をつないでいく連載はお勧めですよ。
いよいよ依頼。相手に「熱意」は伝わるか？
人選を終えたら、いよいよ寄稿の依頼です。が、依頼される相手にとっては「寝耳に水」かもしれません。業種・職種によっては、文章を書くこと自体に不慣れで、依頼が「重荷」になってしまう方もいらっしゃるでしょう。
そうした相手の心を動かすため、大切なのはやっぱり「熱意」。最初からメールで一方的に依頼するのではなく、少なくとも電話で、可能なら実際に赴いて、肉声で依頼することをお勧めします。企画の意図、そして「なぜあなたに原稿を書いてほしいのか」を、自分の言葉で丁寧に伝えましょう。
どうしても書きたくない、書けない……と固辞する人には、「箇条書きでも結構です。文章化する作業はこちらでします」とハードルを下げてみましょう。「これくらいなら時間もかからずにできそうだ」と感じてもらうことがポイントです。
奥の手として、その人に語ってもらって社内報担当者が書く「語りおろし」の手法もあります。「どうしてもあなたを紹介したいのです！」という熱意が伝われば、断られることは少ないはず。
顔写真の掲載を恥ずかしがる人もいるかもしれません。「顔を知ってもらうと、他部署の方と連携しやすくなります」「仕事がよりスムーズに進みます」など、掲載のメリットを伝えると良いでしょう。それでも渋られたら、「似顔絵ではどうですか？」など、譲歩してもらえるギリギリのラインを探ってみましょう。仕方ない……とすぐに諦めるのではなく、「落としどころ」を探るのも、社内報ご担当者の腕の見せ所です。
「企画書や見本」を添えれば、依頼がスムーズに！
原稿依頼の際は、企画書や依頼状を作成してお渡ししましょう。企画の趣旨、寄稿してほしい内容、文字数、写真や図版素材など添付してほしいもの、提出期限など、必要な情報を箇条書きで簡潔に、具体的に伝えます。
連載企画であれば、依頼状と一緒に社内報のバックナンバーを添えると良いですね。「ああ、この企画か」と、すぐに仕上がりがイメージできます。新企画なら、手描きで良いのでラフレイアウトを描くのもお勧め。自分が書いた原稿がどんな形で社内報に掲載されるかをイメージできると、寄稿者も原稿を書きやすくなります。
原稿作成期間は、できるだけ余裕を持って設定しましょう。寄稿者の方にはご自身の業務がある中で執筆いただくわけですから、急に依頼をして「明日までに」なんていうのは失礼にあたります。一般的には10日から2週間程度ですが、業務の状況など伺った上で、無理がかからないよう配慮します。
こうした際、上司を通じて寄稿者に依頼をするケースもあると思います。その場合は、上司の方にも企画意図などをきちんと伝えて理解を得てください。社内報の原稿作成も会社の立派な業務。それを理解してもらえれば、上司の方も今後あなたの味方になってくれますよ！
「細やかなフォロー」で、締め切りも安心！
寄稿者の方に締め切りまで何もアナウンスをしないのは不親切です。提出期限が近づいたら「もうすぐ締め切りですが、大丈夫でしょうか。お困りごとや相談ごとがあればお聞かせください」など、細やかなフォローを忘れずに。締め切りが過ぎても届かない場合は催促をすることになりますが、「粘り強さ」と「ユーモア」をもってお願いするのがポイントです。
無事に原稿を提出いただけたとしても、もちろんそれでゴール！ というわけにはいきません。字数を調整したり、意味が通りにくい箇所を補完したりと、原稿のリライト作業が必要になることもあります。リライトの際は、せっかく寄稿してくださった方の心情を損なわないよう、ぜひ配慮を忘れないでくださいね。
実際に原稿を提出していただいてからの対処方法については、以下のコラムに詳しいので、合わせてぜひご一読ください！
「お礼は3度」。あなたの対応が社内報ファンをつくる！
さて、待望の社内報発行日を迎えました。寄稿してくださった方には、「おかげさまでこのようにでき上がりました。ありがとうございます」とお礼のご挨拶を忘れずに。見本誌は直接手渡しが理想ですが、遠方の方には、電話やメールで心を込めて感謝の気持ちを伝えます。
寄稿をお願いする場合、「お礼は3度！」と心得ましょう。
- 寄稿を引き受けてくださったとき
- 原稿を提出してくださったとき
- 無事に冊子が発行されたとき
寄稿という形で社内報に参加してくださった人が、そのプロセスに満足してくれれば、きっと社内報のファンになってくれるでしょう。さらに、その人が周りの人に対して社内報への参加で得られた満足をPRしてくれるかもしれません。
「社内報をもっと読んでもらいたい」
「社内報制作にもっと協力してもらいたい」
社内報ご担当者なら、誰しもそう願うもの。そのヒントは、日々のやり取りの一つ一つに隠れています。寄稿や取材で出会う一人一人と、丁寧なコミュニケーションを重ねていきましょう。あなたの行動の積み重ねが、社内報のファンをきっと増やしていくはずですよ。
