社内報の企画はどこから考えるのか？ 取材の準備やマナーとは？ また、原稿作成時の注意点や写真撮影の基本とは？ 古川 由美講師による、社内報を制作していく上で、身につけておきたい編集の基礎を学ぶセミナーは、いつも大人気。その内容を①編集工程・企画・情報収集 ②取材 ③原稿作成 ④写真撮影という大きく４つのプロセスで解説します。
①編集工程・企画・情報収集編
まず社内報を編集する大まかな流れをつかむ
社内報づくりには、企画、デザイン、誌面に登場していただく人物に対する取材や寄稿の依頼、取材、原稿作成、発行、振り返りという大きな流れがあります。下の図をごらんください。
社内報の編集工程で、企画立案の基になるのが、社内報の「発行目的」と「編集方針」です。この2つがわからないままでは企画ができません。ぜひ同僚や上司の方々と編集方針を共有しておきましょう。
企画を進める時には、デザインのイメージも一緒に考えます。この段階では「ラフデザイン」と呼ばれる大雑把なもので、誌面上での文章や写真の大まかな配置を示したものとなります。ラフデザインはぜひ手描きにしましょう。頭の中に思い描いているアイデアやイメージがそのまま表現されるメリットがあります。
社内報の企画では多くの場合、社内外の人物に登場してもらいます。原稿をつくるのには登場者に原稿を「寄稿」してもらうやり方と、登場者に「取材」するやり方があり、多くの会社では両方を併用しています。企画の内容を豊かで魅力的なものにしたい場合には、取材することをおすすめします。寄稿の場合でも、必要に応じて追加ヒアリングをして内容に肉付けすることで、一層リアルで深みのある原稿になります。
原稿がすべて揃ってデザインも完成したら、内容のチェック。それが終われば、発行という流れになります。発行後は関係者と一緒に振り返りをすることで、社内報のクオリティがブラッシュアップされていきます。
社内報の企画で押さえておきたいポイントは？
① 企画を立てる上で重要なのが「目的」と「設計」
まずは何のためにその企画を行うのかという「目的」を明確にします。さらにその目的を果たすために、内容の切り口、着眼点、構成などを考える「設計」の部分をしっかりと考えましょう。
② 読者ターゲットは誰なのかを明確にする
コアターゲットを絞り込んでいくと企画が立てやすくなり、内容もより焦点が絞り込まれます。必要な情報の取捨選択も容易になるはずです。
③ １年間の流れを考えて予め企画を考えておく
企画は編集会議に参加してから考えても、なかなか出てきません。できれば年間の企画のアイデアを貯めておくのが大事です。そのための情報収集も心がけましょう。
編集会議で出された企画を実際に進める前には、次の７つのポイントも確認してみましょう。
全項目をクリアする必要はありませんが、企画の方向性を明確にし、そのテーマが会社や社員にとって重要かどうかを再確認するために、ぜひチェックしてみてください。
②取材編
取材は「準備8割、本番2割」で臨む
取材の成功は、どれだけ事前の準備ができたかにかかっています。
より良い取材にするには、事前に取材のテーマに対してできるだけ情報を集めましょう。コーポレートサイト、広報誌、社内報バックナンバーなどを調べたり、取材対象者の周りの方にヒアリングしたり、場合によっては対象者本人に事前ヒアリングをすることも。また、質問シートへの記入などをお願いしておけば、取材内容をより充実させることができます。
持ち物は前日にチェックしましょう。また取材場所の再確認や、Web取材の場合には周囲の環境などの確認をしておくと、当日慌てずに済みます。取材で質問する内容を事前にリストアップし、限られた取材時間の中で何に力点を置いて聞くか、自分の中でシミュレーションしておくことも大切です。
取材をスムーズに進めるための6つの注意点
- 取材のはじめに取材意図と取材要領を確認する
- 全身全霊で話を聞いている姿勢を見せる
- 分からないことが出てきたら早めに聞く
- 取材中の沈黙が生まれても慌てない
- メモの取り方を工夫する
- 取材終了の10分前にアナウンスする
取材の開始時には、まず企画の狙いやどんな話を聞きたいのかなどを再確認しておくことで、対象者も話がしやすくなります。終了予定時間や写真撮影のタイミング、取材音声を録音する許可を得る、また、「原稿は発行前にチェックできるので、この場では好きなように話して大丈夫」だということなどを伝えて、安心してお話しいただきましょう。
聞き手の姿勢ですが、全身全霊で話を聞けば、相手も熱意をもって語ってくれます。取材中に分からないことが出てきたら、その場で質問。そうすることで、聞き忘れや、不明点が雪だるま式に大きくなるリスクが防げます。取材中の沈黙は相手が答えを考えている証拠です。その間、こちら（インタビュアー側）も期待通りの話がきけているかどうか確認するのもいいでしょう。
取材終了時間の10分前にはその旨を相手に告げて、聞き足りない部分があれば、取材時間を延長してもらえるかを確認します。また、取材の終盤では「Ａさんにとって仕事とは何か？」といった抽象的な質問や、企画のテーマをまとめる質問、社内の人に伝えたいメッセージなどもぜひ聞きたいところです。
取材に関するよくある悩みの一つが、緊張してしまうことです。取材で緊張し過ぎると、それが相手に伝わって「この人、大丈夫かな？」と不安を与えかねません。そこで最初のうちは、自分が緊張していることを相手に正直に言ってしまいましょう。「今日は初めての取材なので、緊張していますが精一杯頑張ります」と先に伝えることで、自分自身の肩の力が多少は抜けますし、表情を取り繕おうとするよりも、真摯に頑張る姿を見せれば、相手との距離が縮まり、好感を抱いてくださることでしょう。ただし、適度な緊張感を持つことも、取材を成功させるためにはとても大切だ、ということをお忘れなく。
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今回は、①編集工程・企画・情報収集 ②取材 ③原稿作成 ④写真撮影という４つのプロセスの前半2項目をご紹介しました。次回は7月6日に「③原稿作成 ④写真撮影」を掲載する予定です。実務に直結するナレッジをお伝えするので、ご期待ください。
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