ウィズワークスでは、全国社内報実態調査を定期的に実施し、分析レポート『社内報白書』を発行しています。社内報担当者はもちろん経営層も注目するこの分析結果を共有すべく、先日「『社内報白書2018』に見る社内報最新トレンドセミナー」を2回開催。今回は、このセミナー内容から再構成してレポートします。まずは前提として我々の考えるインターナルコミュニケーションについてお伝えした後、講義は最新トレンドの話題へ…。
社内広報の目的＝コミュニケーション活性化と答えた企業は約9割
まずは、社内広報活動の目的について。企業が重要視する上位3項目は「コミュニケーションの活性化」「経営理念・ビジョンの浸透」「社内（グループ内）の一体感の醸成」です。【詳細はお役立ち資料「社内報白書2018(1)広報活動の目的は？」をご覧ください】
「コミュニケーション活性化」、9割も！
今は、社内コミュニケーションを重視する傾向が顕著です。人材の確保・定着が重要な課題となる中、多くの企業は従業員のエンゲージメントを高める必要に迫られており、そこにつながる取り組みを推進したい意向が、強く働いているのでしょう。
ですが、トレンドはトレンド。皆さんご自身では、今自社がどういう課題を持ち、それを解決するための社内広報活動をどう展開するか、しっかり考えることが大切です。
間口拡大＋到達率UPの工夫で、Web社内報はさらに伸びる
社内報（グループ報）を、印刷・Webいずれのツールで発行しているかについて、全体では「印刷社内報のみ」が52.5％と過半数ですが、従業員3,000人以上の企業に絞ると「印刷・Web併用」が47.5%と半数に迫ります。
企業規模が大きくなれば組織も複雑化しますし、M＆Aなど経るとなおさら、横のコミュニケーションは取りづらくなります。それでいて情報共有には、じっくり浸透させる表現性とスピードと、いずれも高いレベルで希求しますから、必然的に「印刷もWebも」となるのでしょう。
「Web社内報のみ」は、企業規模問わず1割強なんですね。
Web社内報は、閲覧者側に、ネットワークやPC、それらに触れていられる時間など、必要な環境が整って初めて閲覧できます。つまり、物理的に配布できる印刷社内報と違って、社内広報の使命としての「等しく全員への情報共有」が、簡単にいかないわけです。
もし「社内の特定の部署や立場の人たちにとって閲覧が難しい」となれば、経営者としては、そのツール「単独」では社内広報の役割を担わせられないと判断しますよね。加えて、自ら情報を取りに行くPULL型メディアで、閲覧数で伸び悩みがちという問題もあります。
とは言え、速報性・検索性・拡張性・保存性・リッチコンテンツといったWeb社内報の特性は、他のツールでは代え難いメリット。
そこで、例えばクラウド上での運用やスマートデバイスによる閲覧を許容するなど、Web社内報閲覧に必要な環境の「間口」を広げることは、まず一考に値します。その上で、到達率を上げる仕組み作りと工夫ができれば、Web社内報も単独で社内広報を十分担えるでしょう。
印刷社内報のトレンドは「A4／12ページ以下／季刊」
印刷社内報の仕様では、A4／12ページ以下／季刊発行がそれぞれの最多回答。
年間48ページとは、熟考した企画を厳選して掲載することになるボリュームですね。
隔月刊・月刊と答えた企業も、それぞれ全体の2割前後と、思いのほか多い。ただ、パーセンテージを引き上げているのは、やはり主に従業員数1,000人を超える規模の企業でした。
こうした仕様で定期発行を行う稼働は相当なものですが、社内報担当者の数は決して多くありません。2人が約3割で最多で、1人担当と合わせると半数近くを占めます。また、社内報担当者の実に7割が「兼務」と回答しています。
社内報担当はだいたい兼任ですよね。うちもです。
この状況から、社内報制作に関して編集委員や通信員ほか何らかの公式な社内協力体制を敷く企業が約半数。業務を外部に委託する企業は7割以上に上ります。必要な情報を無理なく集めて効率よく社内報を発行するには、社内外の協力は欠かせないということですね。
速報性などWeb社内報のメリットは発揮されているか？
Web社内報で注目すべきは更新頻度です。「速報性」が強みのはずが、更新頻度が月2回以下の企業が約半数を占めています。メリットを生かしきっていると言いづらい頻度ですね。
せっかく仕組みがあるのに…。
更新頻度が伸びない背景としてひとつには、印刷社内報以上にWeb社内報は担当者の人数が少なく、兼務の割合が高いという現状があります。さらには、社内に公式な協力体制がない企業が約3分の2、制作面ではすべて内製が7割超と、情報収集からアップまで奔走・奮闘しなければならない、Web社内報担当者の過重な稼働状況も大きな原因でしょう。
一方、従業員数が1,000人を超える企業に絞ると、状況が一変。2割以上が月15回以上更新と答えています。【詳細はお役立ち資料「社内報白書2018(6)Web社内報の更新頻度は？」をご覧ください】そしてこの規模の場合、社内報担当者数や社内の協力体制、外部に制作を委託する割合には、それぞれ全体に比して増加傾向が見られます。
つまりは、Web社内報の必要性を重視して体制や状況を整えて初めて、Webならではの速報性や、効果測定でPDCAを回せるといった、もろもろのメリットを享受できるということですね。
動画社内報の敷居は実は低め？ 今後ますます増える可能性大
いま現在、動画を活用している企業は全体で4割弱、従業員1,000人を超える規模では半分弱。将来的に動画を活用したいとの意向も、おおむねどの企業規模でも強いと出ており、今後、ますます導入する企業が増えると思われます。
圧倒的な情報量で、深い理解や共感を得ることも狙えるということで、動画には大いに注目が高まっています。スマホの手軽な撮影からでも始めやすいせいか、すべて内製との回答が過半数という結果に。
こんなにも内製が多いと、背中押されますね。
費用がかからないYouTubeの「限定公開」で、社内向け動画を共有する企業は多いですね。YouTubeは、視聴が集中しても遅くなったり見づらくなったりしないよう、負荷分散する高度な配慮がなされているので、動画配信のインフラとして実はとても優秀です。
限定公開であれば一般の動画検索の対象にならず、「関連動画」としてのリコメンド対象にもならないため、URLを知る人のみに限定して公開できます。ただ、URLを知らせてしまえば誰でも視聴できるので、その点は注意が必要です。「拡散は絶対に困る」という場合は、法人向けの有料動画配信サービスを活用されるといいでしょう。
参加者のみなさまからの感想、ご意見
本セミナーのご参加特典である、白書からの抜粋テキストは、おかげさまで大変ご好評をいただきました。グラフなどは、「お役立ち資料」にアップし次第、順次このページからもリンクでご紹介します。
まだ社内報を発行していませんが、社内報の存在意義や他社の状況など、とても勉強になりました。
社内の公式な協力体制や外部委託の状況が、発行・発信頻度などに具体的に数字として響く様子が興味深かったです。
