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Web社内報、更新頻度の“正解”は? 運営上の課題は?

ウィズワークスでは、企業の社内広報施策の実態を分析・把握する「全国社内報実態調査」を実施し、分析レポートを『社内報白書』として定期刊行しています。本シリーズでは、『社内報白書2018』を手がかりに、社内報の最新トレンドを読み解いていきます。
[シリーズ『社内報白書2018』で読む社内報最新トレンド(4)]

Web社内報、更新頻度の“正解”は? 運営上の課題は?

[シリーズ(1)「社内報の役割」は今どう捉えられているのか?
[シリーズ(2)全国の社内報担当者の「お悩み」ランキング1~3位は?
[シリーズ(3)社内報担当者が企画のヒントにしているのは?もぜひご覧ください。

大企業を中心にWeb活用が拡大

 Web社内報のトレンド考察に当たり、「印刷社内報・Web社内報発行の現状」についてシリーズ連載(1)を少し振り返ってみましょう。

印刷社内報・Web社内報発行の現状

  • 印刷・Web社内報併用28.8
  • 印刷社内報のみ…………52.2%
  • Web社内報のみ…………11.6%
【詳細は、お役立ち資料「社内報白書2018(2)社内報は紙?Web?」をご覧ください】

 52.2%が「印刷社内報のみ」と回答。「印刷・Web併用」の28.8%と合わせると、回答者の約8割が印刷社内報を発行しており、主流は今も「紙」との結果に。ただし、従業員数3,000人以上の企業に絞ると、「印刷・Web併用」の回答は47.5%まではね上がります。「Web社内報のみ」と合わせると回答者の約6割がWeb社内報を発行しており、企業規模が大きくなるほどWeb活用が進む傾向が見えました。

 Webの最大の強みは速報性。経営環境が激しく変化する中、情報共有のスピードを求めてWeb活用が拡大しているのは明らかです。コスト抑制のため印刷社内報の発行頻度は低下傾向にあり、情報発信機会を保つ手段として、Webへの役割期待はますます高まっています。

Web社内報閲覧対象は「社内」のみの傾向

 さて、紙とWebでは「配布・閲覧対象」に違いが見られました。

印刷社内報・Web社内報|配布・閲覧対象者 ※主なもの

  • 正社員……99.0%[紙]/97.5%[Web]
  • パート……57.8%[紙]/42.7%[Web]
  • 内定者……53.7%[紙]/2.5%[Web]
  • OB・OG…43.8%[紙]/5.1%[Web]
  • 社員の家族…35.6%[紙]/3.8%[Web]
【詳細はお役立ち資料「社内報白書2018(5)閲覧対象者、紙とWebどう違う?」をご覧ください】

 印刷社内報の場合、3割以上の企業が正社員のみならず、内定者やOB・OG、社員の家族も配布対象としています。一方、Web社内報でこれらを閲覧対象としている企業は、わずか数パーセント。これには、各メディアの特性(紙は物理的な配布/Webはネットワーク経由の閲覧)が影響していると思われます。Web社内報は一般的に、社内に閉じた環境下で運用する自社イントラに開設するケースが多く、外部アクセス対応が難しい事情があるのでしょう。

 ただ、読者ターゲットとすべき属性は、各社の社内報の発行目的に応じて異なります。「誰に伝えたいのか」を踏まえて、メディアを上手に使い分けていきましょう。

Web社内報の更新頻度に“正解”はあるか?

Web社内報|更新頻度(1カ月当たりの更新回数)

  • 2回以下…48.4%
  • 6~3回……24.2%
  • 15回以上…14.6%
  • 14~7回…12.7%
【詳細はお役立ち資料「社内報白書2018(6)Web社内報の更新頻度は?」をご覧ください】

 Web社内報の更新頻度の回答で最も多かったのは「1カ月に2回以下」。せっかくの速報性のメリットを生かしきれているとはいえない頻度です。これはおそらく、紙からWebに移行しても、制作の体制・スタイルはWebに移行しきらず、PDF版をWebにアップしているケースが含まれている点も影響していると思われます。

 一方、「1カ月に15回以上」更新している企業も14.6%ありました。グループウェアやCMSといったシステムがあれば、アップの作業そのものは比較的容易なはずですが、社内報担当者が1人の場合など、コンテンツ作成の作業負荷は決して軽くはないでしょう。

 「職場からの寄稿を、アップまで各職場に一任する」あるいは「社内報担当部署でのチェックを経てアップする」といった制作体制の組み方も、更新頻度に影響を与えます。

 ただし、更新頻度の“正解”を考える上では、「読者」に対する配慮が欠かせません。情報があふれ返っていると、読むべき重要な記事が埋もれ、読者を迷わせてしまいます。いくら頻度を高め情報量が増えても、肝心の記事の質が低下してしまっては、徐々に見に来てもらえなくなるおそれもあります。

 大切なのは「読者目線」。自社の従業員(読者)が閲覧できる総時間や情報ニーズなどを十分考慮し、記事のクオリティーを担保しながら、適切な更新頻度を見極めていきましょう。

 どうしても読んでほしい記事の場合は、更新と同時にメールで告知したり、アプリであればプッシュ通知を送るなど、到達率アップのためのPRも工夫したいところです。

Web社内報運営において何を課題と感じているか?

 全国社内報実態調査では「今後取り組みたい課題」として「全体的に閲覧率・到達率を上げたい」が79.6%と第1位に。「アクセス数を増やすための工夫」は、「プロモーション」が第1位となっています。

Web社内報|今後取り組みたい課題

  • 全体的に閲覧率・到達率を上げたい……79.6%
  • 社員間(グループ間)のコミュニケーション機会を提供したい…71.3%
  • 組織の活性化・組織の一体感醸成を推進したい……58.0%

Web社内報|アクセス数を増やすための工夫(回答数)

プロモーション」60/「記事・企画内容」40/「デリバリー」23

【詳細はお役立ち資料「社内報白書2018(7)Web社内報の課題と打ち手は?」をご覧ください】

 同じ項目について、印刷社内報と比較してみましょう。

 こちらの「今後取り組みたい課題」は第1位が「社員間(グループ間)のコミュニケーション機会を提供したい(74.6%)」。Web社内報で第1位だった「全体的に閲覧率・到達率を上げたい」は、59.7%で第4位となっています。「閲覧率を上げるための工夫」も、第1位は「記事・企画内容」。メディアの特性として速報性をさほど求められない分、じっくり時間をかけて「企画内容で勝負する」方向へと向かうのでしょう。

印刷社内報|今後取り組みたい課題

  • 社員間(グループ間)のコミュニケーション機会を提供したい…74.6%
  • 組織の活性化・組織の一体感醸成を推進したい………67.3%
  • 自社(グループ)に対する満足感や誇りを養いたい…60.3%


印刷社内報|閲覧率を上げるための工夫
(回答数)

記事・企画内容」150/「プロモーション」82/「デザイン」57

【詳細はお役立ち資料「社内報白書2018(8)印刷社内報の課題と打ち手は?」をご覧ください】

 Web社内報は、今後ますます活用が広がっていくでしょう。「見に行かないと見られない」Pull型メディアの宿命として、Web社内報が社員からの支持を獲得するには、まず「どうすれば見てもらえるか」という第一関門があります。

 ですが、運営上の課題認識は、第一関門の手前でとどまる必要はありません。もっと踏み込んで、メディアとしてより本質的な「どうすれば記事のクオリティーを担保できるか」を、たえず自らに問いかけ続けてみましょう。それは、間違いなく第一関門突破へとつながります。

 そのとき初めてWeb社内報は、インターナルコミュニケーションのインフラとして機能し始め、「どうすれば社内広報の目的を達成できるか」を考えるステージに立つといえます。Webというメディアの真の強みを余さず活用できる域まで、活動をブラッシュアップしていきたいものです。


 社内報ナビでは、今後も『社内報白書2018』から見えてくる「社内報の最新トレンド」をご紹介していきます。引き続きどうぞお楽しみに!

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