インターナル・オンラインイベントで最大の共感・成果を得るためのポイント

2021.03.31

オンラインイベントインターナルコミュニケーション制作事例編集方針取材企画

／Tina

年間70回以上ものオンラインイベントを成功に導いた、ヤフー株式会社の稲田充志さんを講師にお迎えして、「インターナル・オンラインイベントで最大の共感・成果を得るためのポイント」をテーマに、セミナーを開催しました。事例動画の視聴や、中継映像、チャットを活用した質疑応答など、今後、インターナルコミュニケーションの強力施策となるオンラインイベントのセミナーの様子をお届けします。

【講師】

稲田充志氏
ヤフー株式会社
コーポレートコミュニケーション本部
インターナルコミュニケーション室
IC1チームリーダー

金融系の営業経験後、自動車販売会社での人事を経て、ヤフーで人事業務に従事。2013年より広報部門に異動しインターナルコミュニケーション室を立ち上げる。現在はヤフーのインターナルと共にZホールディングスのLINE社との経営統合を見据えたホールディングス内のインターナル施策を企画。2019年12月より、ウィズワークスのエグゼクティブプランナーとしてヤフーに副業登録。

コロナ禍におけるインターナルコミュニケーション

　「全国企業倒産件数推移」（東京商工リサーチ調査）を見ると2020年は7,773件（前年比7.27％減）と、かなり減少しているようですが、これは各種支援金の影響によると分析されています。では2021年はどうか？すでに1万件という予測が出ています。どの企業も甚大なダメージを受けている状況です。

　会社の業績不振により経営方針のシフトチェンジがなされ、社員にも行動変容を促す必要がある今、インターナルコミュニケーションの役割は、単に経営メッセージを伝えるだけでは不十分です。社員は新しい役割に適応し、既存業務のさらなる生産性向上を目指し、多様な環境で新しい働き方への順応することが急務です。これをインターナルコミュニケーション部門の私たちが、担わなければいけないと考えます。

　では、社員の行動変容をどのように促すか。認知・理解・共感・行動というモデルから、行動を促すためには「共感」が重要だと思います。伝えるだけでも理解させるだけでもなく、理解の先にある「自分事」「共感」を目指していかなければと感じています。

　そのためには、1回の施策ではなく中長期的にコミュニケーション計画を立てることが必要です。コロナ禍で社員にどうあってほしいのか、どう行動してほしいのかを、まず皆さんの中でしっかり議論していただく。それをいつまでに達成するのか、ゴール設計をしたうえでコミュニケーション施策を実行していくことです。このとき経営方針や戦略の裏にある経営者の熱意や溢れる想いを届けることが重要です。そして社員はどう考え、どう受け止めているのか、社員の声を吸い上げて経営に届け、経営と一緒にPDCAを回す役割を担うのです。

社員を巻き込むインタラクティブなやり方

　　皆さんもZoomやTeamsなどのリモート会議でチャット機能などを使っていると思います。まずは「Zoomブレイクアウトセッション」のような機能を活用して100人以下の比較的小規模なオンラインイベントを開催し、質疑応答などでインタラクティブ（双方向の）対話を試されることをお勧めします。

　ヤフーでは「事後アンケート」も活用しています。オンラインイベント中にインタラクティブを意識し過ぎてしまうと、経営が伝えたかった本意が伝わらないリスクも懸念されます。まずは経営メッセージを伝えるイベントを行い、社員には事後アンケートに答えてもらい、後日（2週間以内）、経営が回答を発信する質問会イベントを別途開催します。

　「リアルタイム質問ツール」では「新着順」「古い順」「いいね順」とタグがあり便利な機能です。「いいね順」では、他の社員がどんな質問に多く関心があるのかを並び替えることができ、興味あることを可視化できます。

　「拠点からの中継」ですが、今、私はウィズワークス社ではなく、ヤフー社内の会議室にいます。実際にどのように中継を入れたらいいのか、この場で見ていただきましょう。

　カメラが動き、受付から待合スペースにぐるりと移動。稲田氏が歩く姿を追い、会議室に向かい、階下まで内部を映し出す。

※情報保護のため、画像の一部をボカシています。

　このように中継を挟む効果は、1つには「絵変わり」することがあります。オンラインイベントといっても画面の絵が人物とスライドだけでは、単なるZoom会議の域を超えられませんからね。もう１つは、ネットワークがつながっていれば、どこからでも、誰でも登壇者になれること。これはオンラインならではのことです。

オンラインイベントだからできること

コロナ禍での施策として進んだオンライン化だが、オンラインイベントだからこそのメリットもある

　オンラインイベントだから可能な事柄をまとめてみました。

　上から2つ目の項目をご覧ください。広い本会場では登壇者と目が合うことはありませんが、オンラインでは社長が目の前のカメラに向かうことで、見ている社員1人1人は直接自分に語り掛けているように感じられます。この点は私たちも開催後に、社員の感想で初めて気づいたことでした。

　下から2つ目の「中継の効果」は、先ほどお伝えした通りです。ただ、中継はネットワークや視聴環境の問題が発生するリスクが高いのが問題です。それを回避するためには、生である必要がない映像は事前収録し、配信時に組み合わせるのがいいでしょう。

　実は、先ほどの中継映像は今日の午前中に撮影した録画です。司会者の呼びかけと編集でつないで、生中継のように見せるという仕掛けをしてみました。

ヤフーでのオンラインイベントの事例

　では、実際にヤフーで実施されたオンラインイベントをご紹介しましょう。

全社朝礼

　ヤフーは毎月1回、必ず全社朝礼を開催しています。オープニングは司会担当の社員が登場して普通の会議とは違う特別感を演出し、社長の川邊健太郎がプレゼンします。話した内容に質問があれば、開始直後に掲示板に投稿できます。社長もタブレットで見ていますし、スタジオ内でも同じ画面を掲示し社員にも可視化。毎回200件ほど集まり、最後の10分で社長がピックアップした質問に回答しています。中には「コロナ手当を」などもありますが「要望はこちらへ」と人事のアンケートフォームを案内するなど運営の工夫をしています。

　社長がパーカーを着て登場すると、「すごくいい！ほしい」という意見に多数の「いいね！」がつき、2～3カ月後に「ヤフーパーカー＆Tシャツの販売決定」しました。これも全社朝礼で発表。結果的に6,000枚くらい売れました。

　緊急事態宣言中に、社長宅の庭から中継したこともあります。この中継は社員に刺さった反面、「蝉がうるさい」「山羊が可愛くて気になる」など内容に集中できないという声も少しありました。でも多くは「社長自らリモートワークを体験している様子が見られて、うれしい」という声でした。

新卒YJ Link

　入社したばかりの新卒が、オフィスに出社できないことを心配した社長が発案し、オンライン対話イベントを開催。社長が新卒社員に「仕事は楽しめていますか」と質問し、楽しめていない人の悩みに答え、最後は「コロナ第一世代の皆さんは重要な世代だと期待しています」とエールを送りました。このときの中継場所も社長の自宅で、冒頭の庭では後ろに山羊が見えました。

役員1on1

　常務取締役と執行役員の1対1の対話をオンラインで公開。1on1ミーティングを推進している常務の本間浩輔が「コロナ禍において社員が行動変容するためには、まずマネジメントが変わらないといけない。マネジメントを変えるために、みんなの前で宣言させたい」と依頼されたのがきっかけです。両者とも在宅で画面に向かって話しています。

　「どんなことを変えていく必要があるか」と本間が質問し、執行役員が答える、その様子が公開されることでコミットメントせざるを得ない、それを見た配下で働く者もコミットした方針で頑張る、と。この映像の反響は非常に高く、また副次的な効果として本間が1on1ミーティングをするときの「質問の仕方が参考になった」という反響が役職者からありました。

完全オンラインファミリーデー

　ファミリーデーを毎年開催しており、例年は日本全国のオフィスに3,000人ほどが集合。社員からの要望が高いイベントなので、中止ではなくオンラインで開催。リアルタイム性が必要なコンテンツと、録画でアーカイブ的に見せるコンテンツとを組み合わせています。

　参加型のイベントは2パターンあり、1つ目は①ヤフーのデータセンター内を社員が潜入取材。②「リモート下における家庭内での子育て」について専門家の講演。③子供向けに、キャラクターの似顔絵の描き方。④社内の部活動であるオーケストラ部の社員たちによるリモート演奏会など、20のコンテンツがあります。

　もう1つはリアルタイムに行った「リモート運動会」。Zoomを活用し、Webカメラの前で眉毛を上下に動かし、その回数の多さを競いました。会社に関する「クイズ大会」は家族で参加してもらいました。

LINE統合記念式典

　今まさに準備中*なので映像はないのですが、グローバル向けに26,000人を対象にした完全オンラインイベントです。CGスタジオを使い特設視聴サイトを作り、視聴体験の創出をしています（*2021年2月24日時点）。

　通常の会議と差別化するために特設サイトを作り、そこにライブ中継用の動画を埋めこみ、サイトの仕立てから、われわれとのコミュニケーションまでを仕掛けます。ライブ配信以外に、周辺情報も伝えられ、アーカイブも見せやすくなります。式典の日時と「質問会は別途この日時」を、当初からセットで予告して、アンケート提出を呼び掛けています。

　特別感の醸成は、司会や特別な映像の挿入、有名なフリーアナウンサーにも登場いただく予定です。それだけでも「いつもと違う」特別感が生れ、見てみようかなと注意を引きます。オンラインとはいえ、どのように特別感を出すかは、非常に重要かと思います。また150人の社員が登場する演出も予定しています。

ここだけおさえれば失敗しないオンラインイベントのコツ

　「プレゼン内容や資料」が100点満点であっても、「話し手のうまさ」「演出」「運営」と、社員の期待値によって満足度は変化します。社員の期待値を皆さんがどのように想定するかが重要です。普段のイベントの期待値を1.0として、それを超える演出をすれば加点式で増えていきます。逆に社員の期待値をはき違えると減点されてしまいます。

「運営」は成功して当たり前という位置づけのため、減点しかない。だからこそ、じっくりと取り組む必要がある

　オンラインイベントで押さえておくべきは、「運営」だと私は結論づけています。例えば、資料が見えない、音声が聞こえない、ネットワークが途切れる等はどれほど完璧にしても1.0にしかなりません。1.2や1.5にはなりません。ほんの少し不具合が生じただけで減点。ここは要注意。演出・運営は特に専門性が高く、特殊なスキルやナレッジ、テクノロジーが必要です。

　最後に、資料投影での事故を減らすために私たちが実行している工夫を列挙してセミナーを終わりにします。ご清聴ありがとうございました。