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公開座談会レポート|Web/アプリ社内報の優秀事例と2021年の展望

2020年は新型コロナウイルスの影響で、社内報のWeb化が一層進みました。

そんな2020年にWeb社内報を始めた企業や、コロナ禍を機にそれまでのWeb社内報をリニューアルした企業は、どんな狙いで舵を切り、成果を出したのでしょう。成功実例として、3社の社内報ご担当者に語り合っていただきました。

【座談会参加者/順不同】

株式会社ファミリーマート
経営企画本部 広報部 コーポレートブランドグループ
長野 梨江子 様 

株式会社ジャルパック
総務部 広報・社会貢献グループ
グループ長
堀切 明美 様

チーフ
黒永 祥子様


UTグループ株式会社
経営改革部門 コミュニケーション戦略ユニット
シニアプロフェッショナル
青栁 恵美 様

吉川 真由 様

【ファシリテーター】

ウィズワークス株式会社
代表取締役社長 兼 CEO 社内報総合研究所 所長
浪木 克文

「コロナ禍こそWeb社内報が必要」と導入へ

浪木 まず、Web/アプリ社内報を導入したきっかけや運用方法をご説明ください。

ファミリーマート(以下F)長野 全社的なペーパーレスの取り組みと、フリーアドレス導入などから、社内報も保管場所や配布作業などの負荷削減、制作コストの削減、のため、2019年3月にWeb化し、記事配信を始めました。

 さらに2020年10月からは、Web社内報のコンテンツを動画配信にリニューアル。コロナ禍により出社して顏を合わせる機会が減り、社内のコミュニケーションが希薄化した状況を受け、社内報を「記事発信以上に“伝わる”ものにしたい」「全国で働く社員を映像で紹介して、より“共感を生む”ツールにしたい」という思いがありました。

UT(以下U)青栁 記事配信は完全に廃止したのですか?

F長野 はい。現在は動画配信のみです。今は動画で社員を紹介することに焦点を当てています。

ジャルパック(以下J)黒永 撮影・編集にはどのくらい時間をかけていますか?

F長野 撮影は案件によって1時間で終わるものから、終日かかる場合もあります。編集は使いどころを切って貼り合わせ、テロップや音楽を足していくので、丸3日程。慣れればもう少し短縮できるかもしれません。

J堀切 弊社も動画を検討しているので、参考にさせていただきますね。さて、弊社のWeb報についてもご紹介いたします。かつては紙の社内報を発行していましたが、2019年に広報・社会貢献グループができてからはpdfをメール配信していました。Web社内報を導入したのは2020年4月。きっかけは以下の通りです。

ジャルパックがWeb社内報を導入したきっかけ
ジャルパックがWeb社内報を導入したきっかけ。「社員の知見やアイデアを結集できるプラットフォームを目指している」

 社員のエンゲージメントを高めることを目的に調査・議論した結果、「成功体験はしているが、それに気づいていない、また他者に影響を与える機会がない」層が多いと判明。社員の “小さな成功体験の発掘”をテーマとし、社員が情報を受け取るだけでなく発信できる場として、Web社内報の導入に至りました。そして「全員参画型の社内報、しかも役立つ社内報」を目指し、「社員の知見やアイデアを結集できるプラットフォームに」という目標を掲げました。

浪木 旅行業界は、2020年は大変な状況でしたよね。

J堀切 はい。2019年12月からWeb社内報を検討し始め、年明け早々の2月に新型コロナウイルスの問題が発生。旅行業界は大変な事態に陥り、社内では導入是非について議論を重ねることになりました。最終的には、「コロナ禍の今こそ、社員の足固めのために必要」と判断し、ウィズワークスの社内報アプリ導入に踏み切りました。

 これが非常に使いやすいシステムで、主担当の黒永が得意のデザインセンスを活かしながら、1人で制作することを可能にしています。導入後は各部署から掲載依頼や寄稿原稿が多くなり、週に4~5記事を掲載。以前は各部署が個別に全社員宛てメールで発信していた情報を、社内報に集約できたのも効果の一つです。週に1度、全社にメールで新着記事を通知し、記事タイトルにリンクを張り、ワンクリックで記事に至れるよう工夫しています。

F長野 1記事の文章量はどのくらいですか?

J堀切 800~1,000字程度です。開始して8カ月なので、定着させるため更新頻度を高め、気軽に読めるようにしています。今後は読み応えある記事も増やしていきたいところです。

U吉川 社内報の認知活動には、どのように取り組まれたのでしょう?

J堀切 各部署に対し、コロナ禍での導入理由を熱く語り、「ぜひ使い倒してください」とお願いしました。また、「いいね!」数で読者の反応が見え、他部署がそれに刺激されて掲載を依頼するという波及効果が、認知拡大につながっています。

U青栁 UTの場合、社員の多くは就業先が他社(顧客企業)となるため、会社からの情報を届けづらく、帰属意識が希薄になりがちです。従来は四半期ごとに紙の社内報を発行していましたが、社員数の急増により、会社の状況を一層しっかりと伝え、会社への理解を促進することが経営の命題になりました。

 そこで、お客様先(製造現場等)で働く社員(技術職社員)と技術職社員を管理・支援する社員(一般職社員)に、分け隔てなく会社の状況・経営情報を伝えるべく、2018年1月に社内報とポータル機能を併せたWebサイト『U-Connect』を開設しました。

 Web社内報は3種類あります。お客様先で働く社員(技術職社員)向けの『キャリアジャーナル』、一般職社員管理職向けの『UT-Managers』、全社員向けの『U-Connect』。『UT-Managers』は、2020年4月号まで紙で発行しており、2021年1月よりWebに変更します。すべてをWebにするメリットは次の通りです。

Web化のメリット

タイムリーな情報伝達

②伝えなければならない情報も、伝えたい情報も掲載時期が社内でコントロールでき、いつでも・どこでも見られる。
③PV数などで興味・関心の持ち方が可視化でき、次の打ち手の参考になる。
④印刷・配送のコストカット

 各メディアの主担当は1名で、計3名が企画・運用し、基本的に内製。漫画表現などデザイン性を必要とするもの、高度な編集・執筆スキルを要する企画のみ、外注しています。コーポレートサイトと同様のCMSを使用し、導入費用・保守運用費なども分散しないように管理。3メディアの特性に合わせた企画や記事構成をし、タイムリーかつ、煩雑にならないよう更新頻度や更新日時も調整して運営しています。

F長野 更新頻度・日時の調整やバランスはどのように?

U青栁 隔週で編集会議を開き、全体の計画や企画の検討、スケジュールなどの調整をしています。『U-Connect』が全社員に情報を配信するポータルサイトなので、情報発信は一番多く、掲載スケジュールも優先しています。

楽しくリアル感ある情報伝達が可能

浪木 Webだからこそ可能になったコンテンツは、どんなものがありますか。

J黒永 3つあります。

Webで可能になったコンテンツ

①さまざまな部署の必要に応じて、社員のアイデアを簡単に募集
例えば、コロナ禍で旅行ができない時期に「ジャルパックが今できること」と題して、社員に業務を越えてアイデアを募集。記事内のアンケートフォームで募りました。

②海外駐在員含む社員間のライブ感あるつながり
タイムリーなニュースを迅速にアップでき、海外や国内各地の支店からも情報発信が増え、リアルタイムでつながるようになりました。ロックダウンされたヨーロッパでも少人数で頑張っている社員から「孤独な中で心強かった。本社との距離もぐっと近くなった」とのコメントが寄せられました。

③オンラインとオフラインの融合
例えば、朝礼(オフライン)で投票を行いたいとき、事前にWeb社内報の記事で社員からアイデアを募り、朝礼で社員に投票してもらうなど。

 Web社内報制作のモットーは、「入社2年目でも分かること」と、「今さら聞けないことにも寄り添う」です。前者は、言葉のチョイスも含めて分かりやすくかみ砕いた内容にしています。後者は、社歴が浅い社員の会社・業務への理解度を高めることに加え、中堅社員が漠然としか理解できていない事柄にもそっと寄り添い、紹介しています。

F長野 読者のコメントは、どのように取っていますか?

J黒永 記事一つひとつにコメント欄を設けています。また週1回メールで、掲載した記事を紹介していますが、その返信で個別に感想が届くこともあります。

U青栁 記事に対するコメントは、いきなりWeb上にアップされるのですか? それともご担当者である黒永さんが確認の上での公開ですか?

J黒永 ウィズワークスの社内報アプリは、NGワードをあらかじめ登録して、該当ワードを含むコメントは自動的に非表示化できます。ですがその機能は使わず、私たちが校閲することもせず、直接公開しています。

浪木 UTグループさんは、Webだからこそできた企画はありますか?

U吉川 全社員への動画配信は、Web社内報で初めて実現できたコンテンツです。毎月、全社朝礼動画を同日中に編集・配信し、社長のメッセージや会社の動きを伝えています。期初会議・重要プロジェクトなど要所でも動画を活用しています。

 今月(2021年1月)に『UT-Managers』はWebに切り替え、『U-Connect』と『キャリアジャーナル』はリニューアルしますが、『U-Connect』では全国の拠点を取り上げ、横のつながりを感じてもらうことと、上司から部下へ「頑張ってくれてありがとう」という感謝の気持を伝える企画を実施します。

UTグループのWeb社内報『U-Connect』から、「朝礼ダイジェスト」。社長のメッセージや会社の動きを伝えている
UTグループのWeb社内報『U-Connect』から、「朝礼ダイジェスト」。社長のメッセージや会社の動きを伝えている

J堀切 朝礼の動画は、どのくらいの尺ですか?

U吉川 当約15分です。長くて見づらいという声が多く、今後は部門ごとに区切り5分以内にする予定です。

F長野 朝礼動画はスピード感を求められますよね。リードタイムはどのくらいですか?

U吉川 2~3時間以内で編集を終え、展開しています。

浪木 ファミリーマートさんは、Web社内報に移行後に変化はありましたか?

F長野 まず、堅苦しくない社内報づくりを意識するようにしました。作り手としても楽しく、従業員からも「前より見るようになったよ」という声をもらっています。「社員目線で、社員がつくる、社員のための社内報」を目指しています。

U青栁 動画は長野さんお1人で制作しているのですか? 以前からスキルや知識がおありだったのですか?

F長野 動画社内報専任は私1人です。動画制作の経験はなく、YouTubeやテレビ番組のテロップ・効果音などを参考にしています。手作り感があると言われるのは、褒め言葉だと思っています(笑)。

J堀切 “社員がつくる“点で、工夫されていることはありますか?

F長野 取り組みだけを紹介するのではなく、取材対象者の人柄が出るように心がけています。動画は話し方ひとつとっても伝わるものがありますよね。地域の話や小ネタを入れ、「人」に焦点を当てることで、同じ会社で働く“仲間”として伝えるように意識しています。

人気・閲覧数の高いコンテンツに共通すること

浪木 人気のコンテンツは、どんなものがありますか?

U吉川 PV数で見た、『U-Connect』の人気コンテンツがこちらです。

UTグループ Web社内報の人気コンテンツ1位
UTグループ Web社内報の人気コンテンツ1位
UTグループ Web社内報の人気コンテンツ3位
UTグループ Web社内報の人気コンテンツ3位

 1位は、「特集記事_緊急特別企画 みんなで新型コロナを乗り越えよう!」で、社員参加型の特集企画です。毎週6名×6週にわたり計36名の社員の自宅での過ごし方の工夫を紹介しました。また、全社員に利用することができる「福利厚生制度(社員持株会/クラブオフ)」が3位となっています。

 2位は、『キャリアジャーナル』掲載の「キャリアトピックス」。各キャリアパスのロールモデルを紹介し、常に高い人気を維持しています。

UTグループ Web社内報の人気コンテンツ2位
UTグループ Web社内報の人気コンテンツ2位は、『キャリアジャーナル』掲載の「キャリアトピックス」

J黒永 紹介する社員は、制作側でピックアップですか?

U吉川 現場の上長からの推薦が一番多いです。製造オペレーターからエンジニア職にキャリアチェンジする支援制度があるので、広報から「制度を活用した社員を推薦いただけないか」と拠点に投げることもあります。

F長野 PV数は即日取れるのですか? 閲覧者の所属なども分かりますか?

U吉川 基本的にはGoogleアナリティクスから情報をピックアップしています。地域や社員区分(一般職社員か技術職社員)なども取集できるようにしています。

F長野 弊社のコンテンツでは「実際に会ったことがない人、見たことがない内容」が、人気となっています。

 10月1日に着任したCMOの紹介は、注目の人物をタイムリーに紹介して、高い満足度につながりました。

 また、社内公募で選出された社員のインタビュー+取り組み紹介は。始まったばかりで社員の関心が高い段階での紹介がプラスに働き、掲載後のアンケートでは「具体的にどのように取り組んでいるのかを把握できた(20代)」「非常に頑張っているのが伝わり、自分も頑張らねばと思った(40代)」等々、内容理解だけでなくモチベーションにつながったという反応がありました。

 その他、全国に200以上ある「営業所」の取り組みと所属するメンバーを順番に紹介しています。なかなか顔を合わせることが難しい全国の社員を紹介するコーナーとして認知が上がってきています。

U吉川 PV数やGoogleアナリティクスなどで指標にしている基準は?

F長野 Googleアナリティクスで掲載サイトの訪問数を取得、動画再生数も把握しています。閲覧数を増やしていくために、どの段階で躓いているか、内容の問題か、それとも配信の方法なのか、数字を取りながら、検証しています。

浪木 では、ジャルパックさん。

J黒永 はい。こちらをご覧ください。

ジャルパック Web社内報の人気コンテンツ ベスト3
ジャルパック Web社内報の人気コンテンツ ベスト3

 1位の「わたしのオフィス」は、在宅勤務が続く中、「他の人はどんなところで仕事しているのだろう?」という素朴な疑問に応える企画です。日頃接している社員の少しオフな部分も垣間見ることもでき大変好評でした。

 2位は、今さら聞けないシリーズ記事。
 3位が、コロナ禍で社員にアンケートを取り、業務を越えて何ができるかを考えた企画です。

 1位の「わたしのオフィス」の一部をご覧ください。紹介文には業務以外のプライベートに関する一文加え、在宅オフィスの写真を掲載しました。フッター部分の投稿者欄には、顔写真の横にマイフィロソフィやマイブームなどを紹介しています。こちらの投稿者欄は全記事につけております。

人気1位の「わたしのオフィス」
人気1位の「わたしのオフィス」。PCの横で豆苗を育てているという、オフィスでは決して見られない姿が話題を読んだそう

不安払しょくには具体的映像で方向性を示す

浪木 最後に、コロナ禍を受けてWeb/アプリ社内報がどう変わり、今後どのように活用していきたいか。2021年の展望をお願いします。

F長野 社内報の役割は「会社の取り組み、動きを伝える」「コミュニケーションのきっかけ提供する」ことだと考え、その達成を目指してきました。緊急事態宣言下はテレワーク導入や店舗での緊急対応が多く、「今、何をすべきか、他の部署はどうしているか」等、の情報が求められました。そこで 「社員のテレワークの工夫」「各本部の方針」などを配信しました。

 ウィズ・コロナ下では、“今”の情報に加え「“これから”会社はどこに向かっていくのか」が求められていると感じます。それを意識して淡路島の新規実験や、着任したCMOを紹介しました。希望ある未来を感じて、社員が一丸となれるようにサポートしていきたいですね。また、頑張っている社員を紹介し称賛することで、自社で働く誇りや帰属意識の向上に一役買えればとも思います。

J堀切 旅行業界は、コロナ禍以前からビジネスモデルの変革を考える時期に差し掛かっていましたが、未曾有の事態に陥り、変革は喫緊の課題となりました。新しい価値創造には、部署を越えて社員の知見を集める必要があります。Web社内報は、「知見結集コミュニケーションプラットフォーム」として、私たちの予想より1歩も2歩も踏み込んだ位置づけになっています。

 今後については、企業理念や経営ビジョンなどの浸透には”腹オチ感”が必要なので、Webとリアルを融合させたハイブリッド企画を考えています。他企業とコラボすることで社員全員の視野拡大・視座向上に寄与する取り組みも行いたいです。

U青栁 かつての「オフィスに集い、対面でコミュニケーション」の常識が崩れた状況下では、全社員への情報共有の迅速化が求められ、改めてWeb社内報の認知・活用の向上につながっています。

 2021年は、管理職限定社内報のWeb化が始まります。また、社員巻き込み型の企画をどんどん実施したいですね。動画を活用し縦横のつながりを醸成する施策を打っていきます。

浪木 貴重な事例の数々、大変参考になりました。今日はありがとうございました。


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