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社内報制作の効率化~仲間を増やす通信員、編集委員の活用法~

 

今回から社内報ナビのコラムを執筆することになりましたQ太郎です。社内報担当者の皆さまにとって、少しでも役に立つ情報をお届けできればいいなと思っております。
よろしくお願いします。

一人担当者の切実なお悩み

 今回は、社内報担当者からよく聞くお悩みについて、お答えします。ウィズワークスでは、社内報担当者向けのセミナーを定期的に開催していますが、その中で「全部一人でやっているんです……」という声をよく耳にします。企画から取材、撮影、原稿執筆、デザインラフ作成、校正……、これらのうち一つをこなすだけでも大変な労力がかかりますよね。デザインは外注というケースは多いですが、それを差し引いても制作業務のほとんどを一人で進めなければいけない状況では、途中で行き詰まることもあるのではないでしょうか? なかには、現在進行中のゲラを片手に「明日、校了なんです!」と言いながら、熱心にも弊社セミナーに足を運んでくださるご担当者もいらっしゃいます。一人担当者だからこそ、外部から情報をインプットしようという姿勢には、本当に頭が下がる想いです。

 一人担当者では、情報収集がネックになったり、デザインの良し悪しの判断がつかなくなることも多々あるでしょう。そんなときには弊社のセミナーを活用し、他社のご担当者さまと情報交換をするのも、情報収集としては有効な方法の一つかもしれません。ただ、社内報は100社100通りです。社内報に掲載する情報は当然ながら社内の情報ですから、社内に強力なネットワークをつくっておくことが、制作においては重要になります。悩んだときに、アイデアや意見をもらえる存在がいることは、制作を続けていくことで非常に心強い存在になるはずです。ネットワークづくりには、いろいろな方法がありますが、今回は3つの方法をご紹介します。

1.社内報のファンを増やす草の根運動

 一人で制作をしていると「ちゃんと読まれただろうか?」「あの記事はおもしろかったのだろうか?」など不安がよぎることが少なくありません。そんなときは、まず身近にいる同僚に社内報の感想を聞くことからスタートしましょう。「今回の特集、どうだった?」とランチを食べながら気楽に尋ねれば、アンケートでは聞くことができない率直な反応を得られるはずです。

 また、社内のネットワークを広げるには、取材先でも社内報の感想を聞いてみましょう。普段、社内報をあまり読んでいない人には社内報の宣伝になりますし、いつも読んでくれている人ならば、制作をしている担当者の顔をアピールすることによって、より親近感を覚えてもらえるはずです。

 このように小さなことでも、多方面で社内報の存在をアピールすることによって、取材に快く応じてくれる人が増えたり、自分だけでは知りえなかった情報を手に入れることができるようになるものです。「情報は足で稼ぐ」というように、自ら積極的に社員の声を拾いに行くことが、結果的に社内報のファンを増やし、協力者のネットワークを広げていくことにつながります。

2.全国各地の通信員制度を活用しよう

 全国各地に拠点が広がっているような大きい企業では、一人で情報収集をするのは至難の業。わずかなスペースのニュース記事でも、自分の拠点の記事が載るのはやはりうれしいものでしょう。とは言え、社内報担当者がすべての拠点に取材に行くのは不可能なこと。そのような環境の場合は、拠点の窓口となってもらう「通信員制度」の活用をおすすめします。

 拠点の出来事は、その拠点に所属している人がいちばんよく知っているはずです。「最近、どんなニュースがあったか」を各拠点から定期的に吸い上げる仕組みをつくっておくことで、担当者の皆さんが現地を訪れなくとも、多くの情報を知ることができるのです。

 各拠点の通信員が一堂に会するのは、スケジュール上難しいこと。しかし原稿を書いてもらったり、写真撮影をお願いするならば、年に一度は集まる機会を設けて、原稿の書き方、撮影のコツなどをレクチャーするのがおすすめです。

3.編集委員を巻き込み、一緒に社内報をつくる

 一人で担当していると、企画を立てるときに煮詰まることがありますよね。そんなときこそ、違った視点からのアイデアが欲しいところです。私が担当しているA社(従業員数約1,200名)では、年3回の発行でありながら、毎月、編集委員が集まり会議を行うというフローを組んでいます。部署ごとに1名ずつ編集委員を選任し、計11名のメンバーで社内報制作に取り組んでいます。

 編集会議は、まずブレーンストーミングからスタート。特集のテーマを考える際、例えば新春号であれば、「お正月」をお題に思いついたフレーズをひたすら出していきます。「すごろく」「おみくじ」「絵馬」など、そこで出てくるワード自体は一見社内報とは関係ないものに思えますが、思考を広げるという意味では有効な方法です。

 次に、ブレーンストーミングで出たワードをヒントに、社内のキーワードと組み合わせて企画を練り上げていきます。複数人いる編集会議だからこそ、斬新なアイデアが生まれたり、マンネリ化を防ぐことができます。インナーコミュニケーションに重きを置いている会社であれば、会社から編集委員を任命し、業務として取り組んでもらうというケースもよく見受けられます。ぜひ、上層部も巻き込んで、強力なネットワークを構築してみましょう。

まとめ

 社内報制作を効率よくしていく上で、制作の仲間づくりは大切です。
その手法は…

1.社内報のファンを増やす草の根運動
2.全国各地の通信員制度を活用しよう
3.編集委員を巻き込み、一緒に社内報をつくる

 まずは、社内報のファンを増やすことから始めていき、少しずつ制作に関わる仲間を増やしていきましょう。社内報制作に関わる人を増やしていくこと自体が、インナーコミュニケーションの活性化につながっていくはずです。

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