「学生時代、夏休みの宿題は8月31日から9月1日にかけてやっていた。まさか社会人になってからも、毎月のように締め切りに追われる人生になるとは……」。そう思っている社内報ご担当者は結構多いかもしれません。
それでも、きちんと締め切りを守るのが社会人というもの。今回は、社内報制作において締め切りを守るために、普段から意識していたいことを書いていきます。
①締め切りの3日前に書き上げるようにスケジュールを組む〈原稿執筆〉
社内報制作の業務だけに専念できるという方は少ないと思います。相手の都合で取材が遅れてしまったり、「今日は記事の執筆に集中するぞ」と思っていた日に限って、突然別の仕事を振られてしまったりすることも。遅れを回避するためには、急な仕事が入っても対応できるように、目安として3日ほどの余裕を持たせたスケジュールを組むことをお薦めします。もし、締め切り前に仕事が終わったら、周りの人の仕事を手伝ってあげることもできます。
②取材メモだけは当日中に書く〈原稿執筆〉
取材後にはもう疲れてしまって、原稿を書く体力が残っていませんよね。「明日、がんばるから……」と取材メモを残さずに帰ると、翌日になって別の仕事に追われたり、絶対に入れようと思っていた内容をすっかり忘れてしまっていたりと、想像以上に執筆に時間がかかってしまうものです。これを回避するために、取材当日に印象に残ったエピソードや言葉、概要だけでも書きとめておきましょう。そのメモさえあれば、翌日に原稿を書くスピードがぐんと上がります。
③何をおいても依頼ゴトは最優先〈依頼・デザイン入稿〉
社員に寄稿やアンケートをお願いする場合でも、デザイナーにデザインをお願いする場合でも、人に何かを依頼する仕事を最優先にしましょう。相手方でも十分な作業時間が必要ですし、依頼した内容はすぐには仕上がりません。そして、お願いしている間に自分の仕事を片付けてしまいましょう。そうすれば、「原稿が来ないな～」と無駄な待ち時間ができてしまうことも避けられます。
④どうしても埋められないときはスペースだけ決めて後送〈デザイン入稿〉
「この原稿（もしくは写真）さえそろえば入稿できるのに」とデザイナーへの連絡を遅らせると、そのしわ寄せがデザイナーにいってしまいます。こういうときはページ全体のラフを描いて、素材がそろっていない部分に「後日後送」と注意書きをして、デザイナーに入稿してしまいましょう。注意書きには、
●どのくらいのスペースを空けておくのか
●写真が何枚入るのか
●文字数はどれくらいか
を具体的に書いておきます。こうすれば、デザイナーは先に作業が進められますし、全体の進行が遅れることもありません。
ただし、後送する段階になって、注意書きとかけ離れた枚数の写真を入れたり、文字数が増えすぎたりと、事後の変更はできるだけ避けるべき。修正に時間がかかり、結局は遅れが出てしまうので、全体像が具体的にイメージできていることが大前提です。
とはいえ、周到に準備をしていてもスケジュールが押すときは押してしまうものです。あとは「明けない夜はない」という気持ちで締め切りを乗り越えましょう！
