社内報の形態は、紙冊子からWeb(イントラ)・スマホ/アプリへの移行・併用化がじわじわと進み、デジタルツールが完全に定着しました。
Web/アプリ社内報の導入を考えている企業、そしてすでに導入して主に会社支給のPC・スマホが閲覧ツールとなっている企業の社内報ご担当者が関心を寄せていることの一つに、私用スマホでの閲覧を許可するか、ということがあります。ウィズワークスが開催するセミナーなどでもこれに関連する質問をよくいただきます。
そこで、私用スマホを積極的・戦略的に活用している事例もご紹介しながら、「私用スマホでの社内報閲覧」について、Why＝なぜ私用スマホ？ What＝何を発信？ How＝セキュリティ対策、の3点を改めて考えてみました。
Why＝なぜ私用スマホ？
かつてはほとんどの企業がWeb社内報は社内PCでのみ閲覧可という状況でしたが、コロナ禍を機に大きく変化しました。出社に制限がかかり在宅勤務となると、社内PCからWeb社内報を閲覧することが不可能となり、同時に社内でのコミュニケーションも激減。そんなインターナルコミュニケーションの危機的状況を打開する策として、Web/アプリ社内報に仕様を変え、私用スマホで閲覧可とする企業が一気に増えたのです。
もう一つの要因として、業種によっては工場や店舗に勤務するスタッフには1人1台のPCや社用スマホが貸与されていないという事情もあります。Web社内報を読みたくても読めない状況は、情報格差、情報伝達の不平等を引き起こすことになります。この問題を解決するために私用スマホでの閲覧を検討する企業が現れ始めました。
業種・業態によっては、会社支給のデバイスを保有していない従業員を多く抱えていることも多いです。セキュリティなどの観点から個人デバイスへ展開することはハードルとなりがちですが、より多くの従業員に社内報を届けるために、デバイスの選択もフレキシブルになっています。
＜参考事例＞
個人スマホで見ることができる社内報アプリで情報伝達が平等に。一体感醸成に一役（日東工業株式会社）
What＝何を発信？読みたくなる社内報って？
どのようなツールを使っても読んでもらえなければ社内報の効果を発揮することはできません。そこで基本に立ち返り、社内報の役割と従業員の皆さんが読みたくなる社内報を考えてみましょう。
会社は、社員であれば知っておくべき情報、言い換えれば「知る義務」がある情報を隅々まで伝えたいと考えています。例えば、経営理念を繰り返し発信して浸透させる。従業員の功績を称え、そのスキルや業務ノウハウを共有する。社会的な取り組みを周知することでエンゲージメントを高める。そういった情報を従業員に知ってほしいのです。
一方、従業員は、自分にとって役に立つ情報、「知る価値」がある情報を知りたいものです。例えば、会社の現在地や方向性、自身の社内キャリアを向上させる施策、同僚の活躍ぶり、仲間とのコミュニケーションなどです。
……会社と従業員それぞれの立場で考えると、情報のニーズにギャップがありませんか？
このギャップを埋めて、会社と従業員をつなぐのが、社内報の役割です。会社が「知る義務」と考える情報を、従業員が「知る価値がある」情報だと思えるような企画にすることで、自分ごととして受け止め、行動変容につなげてもらうことができます。従業員がたとえ忙しくても「手に取りたくなる」ようなネタを探し出して取材・編集する。「読みたくなる社内報」は、ご担当者の企画力・編集力によって生み出されるのです。
とくにWeb/アプリの場合は、更新や修正が容易なため即時性を出すことができ、タイムリーな情報発信が可能です。社内で開催したイベントの記事を即日配信して、社内の盛り上がった熱が冷めないうちにイベントの舞台裏の情報も届けられるなど、情報発信のタイミングも考慮しながら企画が立てられます。
知りたい情報をすぐ知ることができる！というのは、Web/アプリを使う強みですね。
＜参考事例＞
自社にとっての最適解を考えぬいたIC施策（ひざつき製菓株式会社）
How＝セキュリティ対策
私用スマホの利用で気になるのがセキュリティの問題ですよね。
実際に私用スマホOKにしている企業がどのようなことに注意して運営しているのか、まとめてみました！
セキュリティ面の注意事項
■導入前のセキュリティチェック
システムの導入前には、自社のシステム担当者にWeb/アプリ社内報の導入の可否を確認するために、セキュリティチェックを行う。
■情報流出リスクの管理
掲載した記事や写真をコピー、ダウンロードができない仕様にする。（これが可能なWeb/アプリ社内報サービスを選定）
さらに、機密性の高いものはイントラ限定で公開するなどして、Web社内報と配信内容をすみ分けする。
■ログイン時のID/PWの入力
従業員がWeb/アプリ社内報にログインする際にはID/PWの入力を必須とし、アカウントを発行された方のみログインができる環境にする。（これが可能なWeb/アプリ社内報サービスを選定）
■退職した方への対応
管理者がアカウントを削除して、退職後はアクセスできないようにする。
強制はNG。読みたくなる企画を発信しよう！
上記の注意事項が実現できれば、Web/アプリ社内報を私用スマホで閲覧OKにするハードルがグッと下がるはずです。そうして実際に私用スマホOKにした企業の中には、「プッシュ通知機能を使って通勤時間に記事の更新を通知、出社するまでに読んでもらう」などの工夫をして効果を上げているケースもあります。
ただし、私用スマホで社内報の閲覧を強制することはできません。無理やり読ませるのではなく、従業員が「知る価値があると思う」コンテンツ、「読みたくなる」企画を実施すること。さらには読みやすいタイミングづくり、環境づくりまで施策を巡らせて、「会社と従業員をつなぐ社内報」をつくることを常に心がけていきましょう！
（編集部pickup）
