広報誌日本一に輝いたことのある三芳町の『広報みよし』。その編集制作を担当している佐久間智之さんが、新たに手掛けたのが「庁内報」。職員同士のインナーコミュニケーションを活発にするために始めた『庁内報みよし』について話をうかがいました。
Prolife：佐久間智之さん 埼玉県三芳町広報担当。取材・撮影・デザインまで全てをこなすスーパー編集者。最近は、後輩の育成にも注力するほか、外部広報セミナー講師を務めるなど、活躍の場を広げている。
職員間の横のつながりをもっと活発に、もっと強固に！
まだ世間一般では馴染みのない「庁内報」を作ろうと思ったきっかけは、職員間のインナーコミュニケーションを活性化させたいと思ったからです。三芳町の職員ならば、この町と庁内で働く人を好きになってほしい。そんな思いもありました。
そもそも、同じ庁内でありながら、他の職場がどのような仕事をしているか、どんな人がいるのかわからないという課題がありました。新しい職員が入っても、他の課では周知されていなかったり……。庁内のつながりが足りないと感じていました。「もっと庁内のコミュニケーションを活発にしたい。そのうえで、自分たちが住む町をもっと好きになってほしい」という思いで『庁内報みよし』を立ち上げたのです。
私は「三芳町をもっと盛り上げたい！」というビジョンを持っています。そのためには、自分一人の力だけでは到底無理で、職員一人ひとりの力が必要です。庁内報によって職員間のつながりを強化できれば、モチベーションが上がったり、庁内の外にも中にも関心をもってもらえます。結果として職員全員で三芳町を盛り上げられれば、みんなが元気になります。職場の魅力を伝えながら、町の動きも知ってもらう、そんな役割をもった庁内報にしたいのです。
▲表紙の撮影や素材選びも佐久間さんが全て担当。広報誌で培ったスキルで、実務はお手の物
目指したのは、忙しくても読みやすい誌面
『庁内報みよし』はイントラネットにPDFをアップし、冊子は各課で1号回覧しています。不定期発行ですが、全て内製し、広告も営業して財源にしていますので原価は「ゼロ」。忙しい職員の方々でも読めるよう、文章はタイトルとリード文でわかるくらいにして、本文も要約してコンパクトに。デザインも非常にシンプルな誌面にしています。
じつは、この庁内報を作る別の目的は、後輩職員の育成機会。同じ庁内の職員なら気を使わずに取材ができ、勉強にもなる。広報誌担当職員の取材力、編集力を上げるためにも庁内で取材を経験してほしいという思いがありました。今では、取材を通し、いろいろな職員とのつながりも出きてきたと思います。
連載企画の一つに「現場訪問」があります。1号に1課を紹介していますが、登場いただく担当課は自分がよく知らないところを選ぶようにしています。コアになる、目立つ部署は紹介されやすいけれど、フォーカスされにくい部署もある。しかし、そうした部署こそ、住民やお客さまとかかわる大変な業務であり、「思い」をもっている職員も多い。ですから、フォーカスされにくい課にスポットを当て、思いを伝えたいのです。部活紹介や新採用の職員紹介なども始めていますが、職員がかなり読んでくれていると、手ごたえを感じています。
▲現場訪問は笑顔の写真満載で思わず読みたくなる誌面
『庁内報みよし』を、三芳町を盛り上げるカンフル剤に！
発行後は、今まで知らなかった職員に声を掛けられるようになりました。「これを載せて」と写真を提供されたり、「ソフトボール大会があるから取材に来て」と言われることも。また「新採用職員の顔と名前がわかって、話をするきっかけになった」という嬉しい言葉もいただきました。庁内報にはコミュニケーションツールとしての力があると感じています。
私自身のことで嬉しかったこともあります。表紙の企画で、防災フェアに参加した私の息子の写真を掲載したのですが、「こんなに大きくなったの！？」と声を掛けられ、会話のきっかけになりました。庁内報を通じ、みんなが笑顔に、元気になっていると感じます。
これからの『庁内報みよし』の目標は、職員のカンフル剤になること。職員みんなが、三芳町の魅力を紹介できる「町を伝える人」になるためのカンフル剤を目指したいです。発行することがゴールではなく、なんらかの気づきを与えたり、きっかけづくりになることが大切だと思っています。庁内報の主役は職員。内部のコミュニケーションを活性化し、みんなが元気になる誌面づくりを心がけたいですね。
そして、私個人としては、もっと庁内の職員に広報の仕事をアピールしたり、理解してもらえるような働きをしたい。また、自治体の広報誌づくりに悩む他地域の担当者をフォローするような活動も視野に入れていきたいと思っています。
