Web/アプリ社内報の導入を考えている企業、そしてすでに導入して主に社内PCが閲読ツールとなっている企業の社内報ご担当者が関心を寄せていることの一つに、私用スマホでの閲読を許可するかどうか、ということがあります。ウィズワークスが開催するオンラインセミナーでもこれに紐づく質問をよく頂戴します。
そこで、「私用スマホでの閲読」について、Why＝なぜ私用スマホ？ What＝何を発信？ How＝セキュリティ対策の3点を考えてみました。
Why＝なぜ私用スマホ？
かつてはほとんどの企業が、Web社内報は社内PCでのみ閲覧可という状況でした。セキュリティを考えれば当然と言えば当然です。それが大きく変化したタイミングが、コロナ禍でした。緊急事態宣言により出社に制限がかかり在宅勤務となると、会社PCからWeb社内報を閲覧することが不可能となり、同時に社内でのコミュニケーションも激減。そんなインターナルコミュニケーションの危機的状況を打開する策として、web/アプリ社内報に仕様を変え、私用スマホでWeb/アプリ社内報を閲覧可とする企業が一気に増えたのです。
もう一つの要因として、工場や店舗に勤務するスタッフには1人1台のPCが貸与されていないという事情もあります。Web社内報を読みたくても読めない状況は、情報格差、情報伝達の不平等を引き起こすことになり、この問題を解決するためにweb/アプリ社内報として私用スマホでの閲覧を検討する企業が現れ始めました。情報格差の問題は以前からくすぶっていたのですが、前述したコロナ禍での状況が追い風となり、「私用スマホOK」の動きが加速しています。
What＝何を発信？ 読みたくなる社内報って？
Web/アプリ社内報の閲読に私用スマホを活用することで、情報格差は解消できます。しかし、どのようなツールを使っても読んでもらえなければ社内報の効果を発揮することはできません。そこで基本に立ち返り、社内報の役割と従業員の皆さんが読みたくなる社内報を考えてみましょう。
会社は、社員であれば知っておくべき情報、言い換えれば「知る義務」がある情報を隅々まで伝えたいと考えています。例えば、経営理念を繰り返し発信して浸透させる。従業員の功績を称え、そのスキルや業務ノウハウを共有する。社会的な取り組みを周知することでエンゲージメントを高める。そういった情報を従業員に知ってほしいのです。
一方、従業員は、自分にとって役に立つ情報、知る価値がある情報を知りたいものです。例えば、会社の現在地や方向性、自身の社内キャリアを向上させる施策、同僚の活躍ぶり、仲間とのコミュニケーションなどです。
……会社と従業員それぞれの立場で考えると、情報のニーズにギャップがありませんか？ このギャップを埋めて、会社と従業員をつなぐのが、社内報の役割です。会社が「知る義務」と考える情報を、従業員が「知る価値がある」情報だと思うような企画を実行することで、自分事として受け止め、行動変容につなげていく。従業員がたとえ忙しくても「手に取りたくなる」ようなネタを探し出して取材・編集する。「読みたくなる社内報」は、ご担当者の企画力・編集力によって生み出されるのです。
How＝セキュリティ対策
従業員が読みたくなる社内報を私用スマホで閲読できれば、読みたいときにすぐにアクセスできて大変便利です。しかし、気になるのがセキュリティの問題ですよね。ここで躊躇する気持ちはごもっともです。実際に私用スマホOKしている企業がどのようなことを注意事項として実践しているのかを、下記とまとめました。
セキュリティ面の注意事項
■導入前のセキュリティチェック
システムの導入前には、自社のシステム担当者にweb/アプリ社内報の導入の可否を確認するために、セキュリティチェックを行う。
■情報流出リスクの管理
掲載した記事や写真をコピー、ダウンロードができない仕様にする（これが可能なweb/アプリ社内報サービスを選定）。
さらに、機密性の高いものはイントラ限定で公開するなどして、Web社内報とすみ分けをする。
■退社した方への対応
管理者がアカウントを削除して、退社後はアクセスできないようにする。
（ウィズワークス社の社内報アプリの場合）
■ログイン時のID/PWの入力
従業員がweb/アプリ社内報にログインする際にはID/PWの入力を必須とし、アカウントを発行された方のみログインができる環境にする（これが可能なweb/アプリ社内報サービスを選定）。
強制はNG。読みたくなる企画を発信しよう
上記の注意事項が実現できれば、Web/アプリ社内報を私用スマホで閲読OKとすることのハードルがグッと下がるはずです。そうして実際に私用スマホOKにした企業の中には、「プッシュ通知機能を使って通勤時間に記事の更新を通知、出社するまでに読んでもらう」などの工夫をして効果を上げているケースもあります。
ただし、私用スマホで社内報の閲読を強制することはできません。無理やり読ませるのではなく、従業員が「知る価値があると思う」コンテンツ、「読みたくなる」企画を実施すること。さらには読みやすいタイミングづくり、環境づくりまで施策を巡らせて、「会社と従業員をつなぐ社内報」をつくることを常に心がけていきましょう。
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