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みんなどんな工夫をしているの⁉ 社内報ご担当者の「時間不足解消&取材交渉術」リアル・ボイス集

社内報ご担当者の大きな悩みの1つに、「時間不足と取材交渉」があります(後述参照)。皆さん、この問題にどのように対応しているのでしょう? 今回は、これまで社内報ナビの取材などでお会いしたさまざまな企業の社内報ご担当者からお聞きした、取材交渉と時間不足対策の工夫を紹介します。スムーズな進行を目指す“同志”の声を励みに、貴社の社内報制作が効率よく進みますように!

社内報ご担当者のお悩み第1位は「人手・時間・予算などリソース不足」

 ウィズワークス発行の『社内報白書2018』によると、インターナルコミュニケーション(インナー向け広報活動)業務で直面している問題や悩みの第1位は、「人手(後継者)・時間・予算などリソース不足」でした。ただでさえ編集業務は時間に追われがちであるのに加えて、他業務との兼務や担当人員の少なさが、さらなる時間不足を生み出している状況がうかがえます。

「社内報白書2018」より抜粋
ウィズワークス株式会社「社内報白書2018」より抜粋

不測の事態に備えたスケジュールを立て、油断をしない!

 時間不足解消のために皆さんが実践している工夫は、なんといってもスケジュールでした。

  • 後ろにずれこむことを想定し、早めに期日設定。こうすれば、ずれ込んだ場合にも柔軟に対応できる(機械製造)
  • レギュラーコーナーは早めに進行し、最も大変な特集ページと制作時期がかぶらないようにする(医療機器)

 上記のような定番の「前倒し」対応のほかにも、

  • スケジュールは見える位置に張り、随時チェック(不動産)
  • 社員が忙しい時期に原稿依頼・確認などがかぶらないようにする。依頼の締め切りを月末に設定しない(食品)

 といった工夫もありました。

 総合すると、ポイントは「不測の事態に備えて時間的余裕を設けておく」ことと、「その余裕に甘えない」こと。これらの配慮のもとで作ったスケジュールも、油断したらあっという間に押せ押せになってしまいます。実際にそれを体験した方々からは、こんな声が――。

  • 突然の変更に対処できるように、明日やればよいと思わず、できることはその日のうちにやる!(食品)
  • 特に必要がなくても、備えの意味で作業は前倒しで行う(保険)
  • 早めに動くことで、切羽詰まった感・追い込まれている感が解消できる(情報)

細やかな配慮が必要となる取材交渉。成功のカギは「人間関係」

 また、「社員が協力しない・関心を持ってくれない」(第8位)、「原稿依頼や取材が不調」(第10位)という悩みを持つ方も多いようです。このような社内調整については、次のような声がよく聞かれます。

  • 取材をするまでの労力は全体の6割を占める気がする(アパレル)
  • 社内報にはたくさんの社員に登場してもらいたいが、調整などに手間がかかって大変(流通)
  • 本人のOKをとって進めていた原稿が、上司からのNGで書き直しに。それ以降、社内調整は念入りに行うようにしている(情報)

 企画に合った人選や取材交渉、取材後の確認作業などは、取材相手本人だけでなくその方の上長も含め関係部署との細かなやりとりが必要となることが多く、ご担当者は調整に苦労されていることがわかります。

 では、取材交渉のカギとなる社内調整については、どのような工夫をしているのでしょう?

  • お互い協力しあう関係を日々の業務で築く(不動産)
  • 各部署のキーマンと常にコミュニケーションを図る(流通)
  • メールや電話だけで終わらせずface to faceのコミュニケーションを心掛ける(商社)

 このような声が多く、ひとことで言えば「社内での人間関係構築や人脈作り」、これに尽きるようです。さらには

  • 必ず上司に先に話を通すなど、依頼の順番を間違えないようにする(医療機器)
  • 無理強いはせず、引くところは引く(情報)

 一見手間や時間がかかりそうですが、急がば回れ。手間をかけることでその後のやり取りがスムーズになるというメリットは見逃せません。

 今回ご紹介した皆さんの声を参考に、時間にも心にも余裕をもって社内報制作に臨んでください!

みなさん、どうしてる?ちょっとの工夫で時間を作るノウハウ

日々の小さな工夫で時間を作り出す方法は? 社内報ご担当者ならではの声を集めました。

  • 「ながら作業」を多用。歩きながら考える、取材しながら記事をまとめる、など。(保険)
  • 締め切り前日にリマインドメールを送る。(食品)
  • 取材をしたら骨子をまとめ、すぐに原稿を書き始める。記憶が鮮明なのでテープ起こしをする必要がなくなる。(情報サービス)
  • 1人で迷っていないで、メンバーの意見を積極的に取り入れる。(機器製造)
  • 佳境になったら朝30分早く出勤し、集中して1日の段取りを決める。(金融)
  • 課題や懸案事項は自分のところの滞留時間を極力短くし、すぐ相手に渡す。(機器製造)
  • 効率的に時間を使うためにも、よく寝て体力を維持する。(保険)
  • アンケートなどで記事制作可能な場合は、取材に出向かずに先方に原稿記入を依頼する。(新築・リフォーム関連機器)
  • 普段から上司や先輩の話を覚えておいて業務の参考にしたり、提案や編集の際の根拠にしたりする。結果的にやり取りや打ち合わせの時間が短縮できる。(機器製造)
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