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[お悩み相談]寄稿や取材の協力依頼。どうしたらうまくいきますか?

社内報担当の皆さんに共通する悩みとしてよく聞かれるのが、「社内報制作業務で日々感じる素朴な疑問や悩みを相談する相手がいない」ということ。「社内報ナビ」では、そんな皆さんのお悩みにお答えします! 今回は、社内報無料セミナーで出て来たご相談です。

[お悩み相談]寄稿や取材の協力依頼。どうしたらうまくいきますか?

[お悩み]

寄稿や取材の協力依頼。どうしたらうまくいきますか?

社内報編集業務の中で、一番落ち込んでしまうのが、寄稿や取材の協力依頼をお断りされてしまうこと。どうしたらうまくいきますか。依頼のコツがあれば、ぜひ教えてください。

[お答え]

打率アップのコツは、企画立案時にあり!

「こうすれば確実にうまくいく」という特効薬はありませんが、依頼は、する側もされる側も、お互い気持ちよく行いたいもの。そこで、気持ちよく進める方法と、快諾いただく打率の上げ方をご紹介しましょう!

企画に魅力と分かりやすさを!

 社内報への協力依頼で最も大事なこと。それは、懇切丁寧な依頼文書や電話口でのお願いの仕方などのテクニックよりも、実はむしろ「企画の中身」です。

 趣旨が分かりやすく、共感の得られやすい企画であれば、依頼を受けた人も前向きに考えてくれます。これが逆に「なにこの企画…?」と首をかしげたくなるような内容では、どんなに丁寧に説明して頭を下げても、引き受けていただくのは難しいでしょう。

 つまり、まずは「この企画は面白い・興味がある・この誌面を読みたい!」と思わせる企画を立案することが大切。それが、依頼を気持ち良く進めるための前提条件なのです。

 「社内報は企画ありき」「読者の心に響く企画を」とよくいわれますが、読者よりも先に、協力してもらう人に賛同してもらえる魅力がないと始まりませんよね。

 そのためには、企画はありきたりでは面白みがなく、とはいえ奇をてらい過ぎても、依頼された側が戸惑い、消化しきれず、終いには面倒に思われてしまうのがオチ。半歩先を行く、あるいは、半歩「横」にスライドした視点を持つことを心掛けて、企画立案に臨みましょう。

企画に合った依頼先を探そう

依頼先を見誤ると大変!

 さあ、興味深く、魅力ある企画ができました。――この次に見誤ってはならないのは、その企画で主人公になってもらう方の人選です。

 どんなに充実した企画でも、依頼先を見誤ると、「この内容でなぜ私…?」と依頼先の方に不思議がられて引き受けてもらいづらく、仮に引き受けてもらえても、企画の狙い通りの内容を引き出せず、目的から逸脱した誌面になりかねません。

 そうならないためにも、「なぜこの企画にこの人なのか」、内容と依頼相手を十分に検討しましょう。そうであればこそお願いも具体的になり、説得力を増します。

 「この企画では読者に…この企画の狙い…を伝えたくて、…人選の理由…でいらっしゃる○○さんに、…この企画のテーマ、相手から引き出したい内容…について語って(ご寄稿)いただきたい」と、しっかり伝えることができれば、相手も無下には断らないでしょう。

 もしかすると、あなたの人脈の中にはなかった「よりその企画にマッチした方」をこの方がご存じで、「その狙いなら、△△部の□□さんの方が適任」などと、ご紹介くださるかもしれません。

登場者のコンセプトやイメージを明確に

 依頼先の目星を付けられず、人づてに探すケースもよくあります。そのときも、企画の狙いと登場者のコンセプトを明確にしておけば、人選を頼まれた人も探しやすくなります。

 一方、そこまで登場者をシビアに限定しなくていい企画もあるでしょう。この場合でも、多少なりと「こういう人がいい」と、企画趣旨に根ざした登場者のイメージがあるのであれば、役職・地域・職種・性別・年代など、登場者のイメージを具体的に思い描いて伝えると、スムーズに運びます。

反省と試行錯誤で、場数を踏もう!

 「依頼は難しい」とおっしゃる社内報ご担当者の声をよく聞きますが、あまり難しく考え過ぎないことも大切です。企画を熟考し、調べを尽くして人選し、誠意をもって依頼をしても、断られるときは断られるのです。先方にはやむにやまれぬ事情があるかもしれず、タイミング次第の部分もあり、そこはもう、仕方ありません。

 ただ、断られ続けているときは、原因を探ってみましょう。

  • 当該の企画内容に、無理な部分はないか
  • 依頼者への負担が大きすぎないか(例えば時間が足りないなど)
  • 依頼の仕方(ルートや探し方)はどうか

…など、一度立ち止まってチェックをし、多少の修正を加えながら、次にトライです。

 依頼は、社内報担当者にとっては、コミュニケーション力の向上にも社内ネットワークの強化にも、大いにつながっていく工程です。振り返りや反省を企画力向上にも役立てながら、工夫と試行錯誤を重ね、場数を踏んでいきましょう。

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