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社内報の寄稿の依頼ポイントと 原稿の手直しについて

みなさんは、社内の方に寄稿を依頼して、思ったような原稿があがってこなかったことはありませんか。

その後、文章を直すのにとても苦労したり、手を入れにくくて困ったり、「こんなことなら頼まない方が良かったかも」と考えてしまう人もいるでしょう。

もしかしたら、その依頼方法に問題があったのかもしれません。
依頼方法、いただいた原稿の取り扱いについて考えてみましょう。

良い原稿を書いてもらうには?

良い原稿を書いてもらうための一番のポイントは、依頼の仕方。依頼の準備が重要で、これを怠るとあとから「失敗した!」ということになりかねません。

■重要なポイント
・できれば前もって、テーマについて寄稿者にヒアリングし、書いてほしいポイントを編集者がイメージする
・企画書や依頼状だけでなく、注意点や書くポイントを別紙でお渡しする
・可能であれば、どのような流れで書いてほしいか、ストーリーまで決めてお願いする
・依頼時に、口頭で補足説明する

依頼状で分かることは、企画の狙いと文字数だけ――、なんてことのないようにしたいですね。
また、もう1つ大事なことは、依頼時に、「原稿をもらってから手直しする場合があります」と伝えておくこと。最初から依頼状に盛り込んでおきましょう。

 

寄稿文の手直しはどうする?

さあ、待っていた原稿が届きました。読んでみると、読みにくかったり、原稿がイメージしていた内容ではなかったりしました。どうしたらいいでしょう。

まず、寄稿文であっても、寄稿者にあらかじめ一言断れば多少の直しは入れてよいものです。表記の統一や言い回しを整えることでより読みやすい文章にもなります。依頼時に「原稿をもらってから手直しする場合があります」と伝えてあるので、直してしまいましょう。

 

■確認を要さない修正
・専門用語が多用されている場合、簡単な言葉に置き換えてわかりやすく
・一文が長すぎる場合、いくつかの短い文に分けて読みやすく
・硬すぎる言い回しをやわらかく
・語尾の不統一を統一
など

 

しかし、内容を改変する、さらに膨らませるという場合は、寄稿者に連絡をして、説明した上で、了承を得ましょう。内容を追加・変更する場合は、寄稿者にあらためてヒアリングをして書き直します。書き直した文章は、寄稿者に再び確認してもらう必要があります。

 

■確認が必要な修正
・内容をガラッと変える
・文章を大幅に追加する
・文章をごっそり削除する
など

 

経営層の方の原稿の手直し

役職者や経営層の方に寄稿していただいた場合、原稿に手を入れづらく、そのまま掲載している社内報も多いでしょう。とはいうものの、せっかく多忙をおしてご寄稿いただいても、社員が読まなければ経営層の思うところも伝わらず、経営層と社員の意識は離れるばかりです。

ふだんから経営層とコミュニケーションを取って、信頼関係を築いておけば、「読者にもっと読まれるように、もう少しわかりやすく直していいですか」とお願いしても了承されるのではないでしょうか。

寄稿の依頼方法・修正次第で、企画の良し悪しが決まることもあります。今まで、思ったような原稿をもらえなくて困った経験のある方は、寄稿の依頼方法を今一度考えてみましょう。良い寄稿文が届いたらうれしいですし、手直しの必要がないので仕事の効率も上がりますね。(MG)

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