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社内報の寄稿の依頼ポイントと原稿の手直しについて(社内報の作り方)

社内報の寄稿の依頼ポイントと原稿の手直しについて(社内報の作り方)みなさんは、社内の方に社内報の寄稿を依頼して、思ったような原稿があがってこなかったことはありませんか。

その後、文章を直すのにとても苦労したり、手を入れにくくて困ったり、「こんなことなら頼まない方が良かったかも」と考えてしまう人もいるでしょう。

もしかしたら、その依頼方法に問題があったのかもしれません。
寄稿のスムーズな依頼方法、いただいた原稿の取り扱いについて考えてみましょう。

良い原稿を書いてもらうには?

 良い原稿を書いてもらうための一番のポイントは、依頼の仕方。依頼する前の準備が重要で、これを怠るとあとから「失敗した!」ということになりかねません。

重要なポイント

  • できれば前もって、テーマについて寄稿者にヒアリングし、社内報に書いてほしいポイントを編集者がイメージする
  • 企画書や依頼状だけでなく、原稿を書く際の注意点やポイントを別紙でお渡しする
  • 可能であれば、どのような流れで書いてほしいか、ストーリーまで決めてお願いする
  • 依頼時に、口頭で補足説明する

 依頼状で分かることは、企画の狙いと文字数だけ――、なんてことのないようにしたいですね。また、もう1つ大事なことは、依頼時にあらかじめ「社内報掲載に当たって、いただいた原稿を手直しする場合があります」と伝えておくこと。最初から依頼状の「ひな形」に盛り込んでおけば、もれなくお伝えできますね。

寄稿文の手直しはどうする?

 さあ、待っていた原稿が届きました。早速読んでみると、読みにくかったり、イメージしていた内容から少しズレていたりしました。どうしたらいいのでしょう。

 まず、寄稿文であっても、寄稿者にあらかじめ一言断れば、多少の直しは入れてよいものです。表記を統一し、言い回し・表現を整えることで、より読みやすい文章にもなります。

 ここで、前段でお勧めしたように、原稿依頼時に「社内報掲載に当たって、いただいた原稿を手直しする場合があります」と伝えてあれば、ためらうことなく修正に取りかかれます。では、直してしまいましょう。

確認を要さない修正

  • 専門用語が多用されている場合、簡単な言葉に置き換えてわかりやすく
  • 一文が長すぎる場合、いくつかの短い文に分けて読みやすく
  • 硬すぎる言い回しをやわらかく
  • 語尾の不統一を統一
    など

 しかし、編集者として「内容を改変したい」「さらに膨らませたい」という場合は、寄稿者に連絡をして、趣旨を説明した上で、了承を得ましょう。

 内容を追加・変更する場合は、寄稿者にあらためてヒアリングをして書き直します。書き直した原稿は、寄稿者に再び確認してもらう必要があります。

確認が必要な修正

  • 内容をガラッと変える
  • 文章を大幅に追加する
  • 文章をごっそり削除する
    など

経営層の原稿は手直しOK?

 役職者や経営層の方に寄稿していただいた場合、原稿に手を入れづらく、そのまま掲載せざるを得なかった…といった経験を持つ方も多いことでしょう。

 とはいうものの、せっかく多忙をおしてご寄稿いただいても、社員が読まなければ経営層の思うところも伝わらず、経営層と社員の意識は離れるばかりです。

 不本意な原稿をそのまま掲載するような事態を避けるためには、広報・社内報担当の皆さんが普段から経営層とコミュニケーションを取って、関係性を向上する努力をしておくことが大切です。

 経営層と広報・社内報担当者との間に信頼関係があれば、「読者にもっと読まれるように、もう少しわかりやすく直していいですか?」とお願いしても、了承されるのではないでしょうか。

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 寄稿の依頼の仕方、修正のやりとり次第で、企画の良し悪しが決まることもあります。これまでに、思ったような原稿をもらえなくて困った経験のある方は、寄稿の依頼の仕方を今一度考えてみましょう。

 素晴らしい寄稿文が届いたらうれしいですし、さらには原稿を手直しする必要がない分だけ、仕事の効率も上がりますね!

「社内報の原稿作成力向上」はこのコラムもお薦め

 

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