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社内報のファンを増やす、上手な原稿依頼とは?

社内報制作では、社員の方々へ寄稿をお願いすることも多いですよね。そんなとき、あなたはどんな風に依頼をしていますか? 時には「忙しい人にどう頼もう?」「企画意図に合った内容で書いてもらえるかな?」「期限内に仕上がるかな(どうやって催促しよう)?」など、頭を抱えることも多いのでは。

原稿依頼が上手にできれば、寄稿者の方も気持ちよく原稿を書いてくれるはず。今回は、上手な原稿依頼方法のコツをお伝えします!

まずは人選。コツは「部署は偏らず、年齢層も考えて!」

企画を立てたら、次にするのは、「このコーナーは誰が書くか」を決めること。関係部署に取材して編集者や外部のライターがすべて書くケースもあれば、社員に寄稿してもらう場合もあるでしょう。

原稿を依頼する場合は、その企画にふさわしい人を慎重に選ぶことが大切です。

業務に関連した内容なら、そのテーマを語る人としてその人が選ばれた根拠を、「営業成績がトップ」「秀でた技能で高評価」「社長表彰を受けた」「勤続○○年」などと、記事の最初のほうで明かしておくと、読者はその人の言葉に重みを感じながら読み進めることができます。

業務に関連した企画でも、プライベートを紹介する企画でも、必ず心がけたいのは「幅広い社員に登場してもらう」こと。地域、部署、職種、年齢、性別など、あらゆる面で重複を避けるよう配慮しましょう。

社内報という“大義名分”があれば、あなたの企画次第で、遠方の事業所同士の人など、ふだん顔を合わせない社員を誌面で引き合わせるチャンスを作ることもできます。もしも「声を掛けやすいから」という理由で、あなたの身近な部門の方々ばかり登場させているとしたら、もったいないことです。

組織をまたいだコミュニケーションの向上は、社内報ならではの醍醐味。「この人、メールはそっけないけど、実際に会ったら面白い人だった!」といった発見をしてもらえて、それがきっかけで皆さんの日々のコミュニケーションが少しでも円滑になったら、素晴らしいことだと思いませんか。

そのためにも、まずはあなた自身が日ごろから周囲の社員とコミュニケーションを深め、「社内人脈地図」をコツコツ作成しておくことをお勧めします。編集委員や通信員制度がある会社なら、各地・各部署の協力者の方々にこまめに連絡し交流を図っておくと、情報が得やすくなります。

またコミュニケーション向上という点では、リレー式の連載企画をつくって、今回寄稿をお願いした方に、次の原稿作成者を指名してもらうという方法もお勧めです。

依頼の第一声は「熱意を込めた肉声」がベスト 

人選を終えたらいよいよ寄稿の依頼ですが、依頼を受けた人にとっては「寝耳に水!」かもしれません。特に、ふだんデスクワークを行わない部署の社員の場合、文章を書くことに不慣れで、あなたが思う以上に戸惑う方もいらっしゃいます。

そこで、メールなどで一方的に依頼するのではなく、少なくとも電話で、できれば実際に会って、肉声でお願いを伝えるようにしましょう。「なぜあなたにお願いしたいのか」という理由を明らかにし、企画意図も含めて、編集者が肉声で熱意を込めて頼むことで、相手の心を動かすのです。

どうしても書きたくない、書けない……と固辞する人には、「箇条書きでも結構です。文章化する作業はこちらでします」とハードルを下げてみましょう。「これくらいなら時間もかからずにできそうだ」と感じてもらうことがポイントです。

奥の手として、直接お話を伺って編集者が書くという方法もあります。「どうしてもあなたを紹介したいのです!」という熱意が伝われば、断られることは少ないはず。

顔写真の掲載を恥ずかしがる人もいるかもしれません。「顔を知ってもらうと、他部署の方と連携しやすくなります」「仕事がよりスムーズに進みます」など、掲載することのメリットを伝えると良いでしょう。それでも渋られたら、「似顔絵ではどうですか?」など、譲歩してもらえるギリギリのラインを探ってみましょう。仕方ない……とすぐに諦めるのではなく、「落としどころ」を探るのも、編集者の腕の見せ所です。

「企画書や見本」を添えれば、依頼がスムーズに!

原稿依頼の際には、企画書や依頼状を作成してお渡ししましょう。企画の趣旨、寄稿してほしい内容、文字数、写真や図版素材など添付してほしいもの、提出期限など、必要なことを分かりやすい箇条書きで、具体的に明記します。

定例の企画であれば、依頼状と一緒にバックナンバーを添えると良いですね。「ああ、この企画か」と、すぐに完成像が共有できます。新企画なら、手描きで良いのでラフレイアウトを描くのもお勧め。自分が書いた原稿がどんな形で掲載されるかイメージできると、寄稿者も原稿を書きやすくなります。

原稿作成期間は、できるだけ余裕を持って設定しましょう。寄稿者の方には、自分の仕事がある中で作成いただくわけですから、急に依頼をして明日までに、なんていうのは失礼にあたります。仕事の状況など伺った上で、無理がかからないよう配慮します。

こうした際、上司を通じて寄稿者に依頼をするケースもあると思います。その場合は、上司の方にも企画意図などをきちんと伝えて理解を得てください。社内報の原稿作成も会社の立派な業務。それを理解してもらえれば、上司の方も今後あなたの味方になってくれますよ!

原稿を待つ間も「細やかなフォロー」を忘れずに! 

寄稿者の方に締め切りまで何もアナウンスをしないのは不親切です。期限が近づいたら「もうすぐ締め切りですが、大丈夫でしょうか。お困りごとや相談ごとがあればお聞かせください」など、細やかなフォローを忘れずに。締め切りが過ぎても届かない場合は催促をすることになりますが、粘り強さとユーモアをもってお願いしましょう。

無事に原稿を提出いただけたとしても、もちろんそれでゴール! というわけにはいきません。字数を調整したり、意味が通りにくい箇所を補完したりと、リライト作業が必要になることもあります。リライトの際は、せっかく寄稿してくださった方の心情を損なわないようにする配慮だけは、絶対に忘れないでくださいね。

実際に原稿を提出していただいてからの対処方法については、以下のコラムに詳しいので、合わせてぜひご一読ください!

「お礼は3度」。あなたの対応がファンをつくる!

さて、待望の発行日を迎えました。寄稿してくださった方には、「おかげさまでこのようにでき上がりました。ありがとうございます」とお礼のご挨拶を忘れずに。見本誌は直接手渡しが理想ですが、遠方の方には、電話やメールで心を込めて感謝の気持ちを伝えます。

寄稿をお願いする場合、「お礼は3度!」と心得ましょう。

  1. 寄稿を引き受けてくださったとき
  2. 原稿を提出してくださったとき
  3. 無事に冊子が発行されたとき

寄稿という形で社内報に参加してくださった人が、その参加プロセスに満足してくれたら、社内報のファンになってくれます。さらに、その人が周りの人に対して社内報への参加で得られた満足をPRしてくれるかもしれません。

社内報とその窓口であるあなたへの信頼を得られるかどうか、協力したくなる雰囲気を醸せるかどうかは、編集者の対応で決まります。寄稿や取材で接する一人一人と丁寧に接して、常に良いコミュニケーションを重ねましょう。あなたの一つひとつの行動の積み重ねが、社内報のファンを増やしていくのです!

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